Bir işletmenin genel olarak gözden kaçan ancak değerli bir yönü sesli posta selamlamasıdır. Unutulmaz ve profesyonel kayıtlar olumlu bir etki yapar. Karışıma bir takım kişilikler ekleyerek stilinizi katarken selamlamayı şirkete uygun hale getirin. En iyi giden kayıtlar, profesyonel dokunuşunu kaybetmeden doğru miktarda lezzete sahiptir.
Temel maddeler
Bir işletme sesli postasının, bilgilendiren birkaç içeriği olmalıdır. Dahili numarası aranan kişinin adını, şirketin adını ve departmanını ekleyin. Arayan kişiyi mesaj bırakmaya davet et; Arayan kişi genellikle telesekretere ulaştığını fark etmez. Müşterilere ne zaman geri arama bekleyebileceklerini söyleyin ve mümkünse alternatif bir irtibat önerin. Şirketin web sitesini veya e-postasını ekleyin. Kesinlik için yalnızca bir kişi daha bırakın, PC Null'da yazan Christopher Null. Kısa ve noktaya bir selamlama oluşturun.
No-Nos
Selamlamayı kaydetmek için cep telefonu kullanmaktan kaçının. Tebrik kaydı için bir sabit hat tercih edilir. Ses kalitesi, cep telefonunda sabit hatlara göre daha iyi değil. Profesyonel selamlar bozuk veya çatırtı gibi gelmemelidir. Standart selamlardan kaçının. Otomatik, kişisel olmayan ve soğuk sesler. Hiçbir arka plan gürültüsünün kaydedilmediğinden emin olun. Kötü kaydedilmiş bir telefon selamlaması müşterileri ve müşterileri uzaklaştırabilir. “Um” ve “uhs” yapmaktan kaçının. Kayıttan önce bir komut dosyası hazırlayın, böylece kolayca akabilir.
Genel Tebrik
Genel karşılama, telefon cevapsızken günlük cevapsız aramalar için günlük olarak kullanılır. Bu karşılama genellikle şirket dışından arayan kişiler için oynanır.
“Nereye ulaştınız (şirket), nerede (slogan). Bu (isim), rehberiniz (bölüm). Maalesef şu anda telefona ulaşamıyorum, ancak bana adınızı ve telefon numaranızı içeren bir mesaj bırakın, aramanızı en kısa sürede geri vereceğim. Ya da bana bir e-posta göndermek için çekinmeyin (e-posta adresi). ”
İşyeri Dışı Tebrik
İşyeri dışındaki mesajlar, önceden belirlenmiş bir süre için birileri ofisten çıkacağı zaman kullanılır. Sesli posta hizmetlerinin çoğu, bir selamlamanın belirli bir süre boyunca çalınmasına izin verir; bu nedenle kimsenin ofis dışındaki selamlamayı devre dışı bırakmayı hatırlaması gerekmez.
“Merhaba, bu (bölüm) bölümündeki addır. İşyerinden çıkana kadar (randevu). Sesli postalarımı gün boyu kontrol edeceğim, bu yüzden lütfen bana bir mesaj bırakın ve en kısa sürede aramanızı geri vereceğim. Daha fazla yardıma ihtiyacınız olursa, (telefon numarası) adresinden (alternatif irtibat kişisi) irtibata geçebilir veya (URL) adresindeki web sitemizi ziyaret edebilirsiniz. ”
