Sorunsuz bir şekilde işleyen bir tedarik zincirini korumak için şirketinizin satıcılarıyla iyi iletişim kurmak önemlidir. İşletmeniz taşındığında, tüm tedarikçilerinizin bilgilendirildiğinden ve iletişim ve nakliye bilgilerini güncellemek için zamanınız olduğundan emin olmak istersiniz. Adres değişikliği mektubu hazırlamak zor değildir, ancak biraz planlama yapmanız gerekir. Bu görevi son dakikaya kadar bırakmaktan kaçının.
Şirketinizin tedarikçilerinin kapsamlı bir posta listesini derleyin. Listeyi, işletmenin yerini değiştirme tarihinden en az altı hafta önce yapmaya başlayın, böylece adres mektuplarındaki değişikliği erken postalayabilirsiniz. Bazı durumlarda birden fazla mektup göndermeniz gerekebilir. Örneğin, bir satıcı faturalandırma ofislerinden ayrı bir sipariş ve nakliye departmanına sahip olabilir. Her ikisini de bildirmeniz gerekir.
Adres değişikliği bilgilerini yalnızca mektubun gövdesindeki satıcılara ekleyin. Şirketinizin antetli kağıdını kullanın veya mevcut adresinizi ve iletişim bilgilerinizi, normal işletme mektubu biçiminizi izleyerek mektubun selamını veya kapanışını belirtin.
Satıcılara, işletmenizin mektubun ilk paragrafında yer değiştirdiğini ve değişiklik tarihini bildirdiklerini söyleyin. Asıl hareket birkaç gün sürebilir, bu nedenle yazışmaların ve gönderilerin yeni adrese gönderilmesi gereken tarihi kesin olarak belirtin. Şirketin neden hareket ettiğini açıklayın. Örneğin, tedarikçilere şirketin genişlediğini ve daha büyük bir tesise ihtiyaç duyduğunu söylemek, onlara olumlu bir izlenim yaratacak şekilde neler olduğunu bilmelerini sağlar. İşlemlerin kapanacağı bir süre olacaksa, işletmenin kapanacağı tarihleri belirtin.
İşletmenin yeni sokak adresini ikinci paragrafa yerleştirin. Posta adresi sokak adresinden farklı olacaksa, onu da ekleyin. Telefon numaraları gibi değişen diğer iletişim bilgilerini verin. Adres değişikliği mektubunu hamle işleminden en az üç hafta önce postayla gönderin, böylece satıcılar kayıtlarını güncellemek için zaman kazanırlar. Son olarak, gerekirse satıcılara sorular sormaları için bir telefon numarası veya e-posta adresi verin.
İpuçları
-
Mektubunuzu, adres değişikliği mektubunun alındığına dair onay talebinde bulunan bir e-posta ile takip edin ve satıcılara yaklaşmakta olan yer değiştirmeyi hatırlatır. Adres değişikliğini web sitenize ve sosyal medya sayfalarına da göndermek isteyebilirsiniz. Bu sitelerin web adreslerini mektupta ve e-postada belirtin.
