Muhasebe, şirketlerin finansal işlemleri kaydettiği, raporladığı ve analiz ettiği ayrıntılı bir işletme işlevidir. Bu bilgiler genellikle dış işletme paydaşları için yönetim kararları ve yatırım kararları için destek sağlar. Muhasebe bilgileri tipik olarak hazırlanmış muhasebe raporları ve beyanları için belgeler gerektirir. Bu belge muhasebe bilgilerini destekler ve bireyi raporu değerlendirmek için daha fazla belge veya rakamla sağlar.
Kılavuzlar
Muhasebe kılavuzları, bir şirketin finansal bilgileri ele alırken takip ettiği belirli politika ve prosedürleri belgelemektedir. Amerika Birleşik Devletleri'nde, genel kabul görmüş muhasebe ilkeleri (GAAP) en yetkili muhasebe standartlarıdır. GAAP ilkelere dayalıdır, yani şirketler, şirket bilgilerini finansal bilgilere uygularken belirli bir enlem derecesine sahiptir. Bununla birlikte, işletme sahipleri ve yöneticileri genellikle GAAP uygularken kullandıkları belirli yöntemler hakkında destekleyici belgeler sağlamak için bir el kitabı oluşturur. Halka açık şirketler, bu bilgileri halka yayımlanan mali raporlarında da açıklamalıdır.
İşlem Bilgileri
Şirketler genellikle farklı finansal işlemler için belirli miktarda bilgi veya belgelere ihtiyaç duyar. Örneğin, ödenecek hesap memurları genellikle bir satın alma emri, bir çek için imzanın istenmesinde bilet ve satıcı faturası alır. Bu belge, sahiplerin kontrol amacını anlamalarına ve doğruluğunu ve geçerliliğini doğrulamasına yardımcı olur. Diğer işlemler muhasebe işlemleri için benzer belgeler gerektirir. Muhasebe işlemlerinde tarih, tutar, işlemin amacı, hazırlayıcının imzası, yetki imzası ve diğer bilgiler gerekli olabilir.
Denetim İzi
Bir denetim izi genellikle muhasebe işleminde en yaygın belgeleme prosedürüdür. Denetim izi bilgileri, kişilerin muhasebe bölümünün finansal ve muhasebe işlemlerini nasıl tamamladığını görmesine yardımcı olur. Bilgisayarlı muhasebe sistemleri denetim takibi sürecini güçlendirdi, çünkü çoğu sistem işlemlerin kayıtlarını detaylandıran bir zaman / tarih damgası kaydetti. Diğer denetim takibi prosedürleri, başlangıç işlem belgesini, matematik çekler veya diğer hesaplamalar ile ilgili el yazısı notları, dergi giriş kopyalarını ve şirket tarafından işlem girişini veya muhasebe defterine girişi gösteren bir damgayı sağlamaktır.
