En basit şekliyle iç kontrol, ABD’ye göre riskleri tanımlamak ve azaltmak için işinizin yaptığı her şeyin toplamıdır.Küçük İşletmeler, genellikle bir işletmenin yıllık gelirinin yaklaşık yüzde 5'ini tüketir. Her boyuttaki işletme, sahtekarlık, hırsızlık ve işletme varlıklarının kötüye kullanılması riskiyle karşı karşıya kalsa da, yetersiz dokümantasyon prosedürleri olan küçük işletmeler genellikle daha savunmasızdır. Belgelendirme prosedürleri güçlü iç kontrollere katkıda bulunur ve bunların bir parçasıdır.
Artan Hesap Verebilirlik
İyi gelişmiş dokümantasyon prosedürleri hem önleyici hem de dedektif iç kontrollerini güçlendirirken, yetersiz dokümantasyon prosedürleri bazı işletmelerin hırsızlık veya dolandırıcılığın çok geç oluncaya kadar ortaya çıkmadığını tespit etmelerinin ana nedenidir, "Muhasebe Dergisi" notunda bulunuyor. Resmi dokümantasyon prosedürleri, kontrollerin uygulanması için rehberlik sağlar ve çalışanlarınızın bir iç kontrolü takip ettiklerini veya gerçekleştirdiklerini belirtmek zorunda olduklarını kanıtlamaları ve doğrulamaları gerektiği için hesap verebilirliği artırırlar.
Kanıt Değer
Dokümantasyon prosedürleri, bir göreve kimin dahil olduğu veya bir finansal işlemin ne zaman ve nasıl dahil olduğu dahil olmak üzere izlenebilir kanıtlar yaratır. Çalışanların izleyeceği dokümantasyon kurallarını belirlemenin yanı sıra, sahne arkasında çalışan zaman ve tarih baskısı gibi prosedürler oluşturabilirsiniz. Her ikisi de, işlemleri takip ederken ve denetim izleri oluştururken eylemleri yeniden oluşturmak için aynı derecede önemlidir. Örneğin, imzalanmış kupon fişleri, küçük nakit ikmali çeklerinin kopyaları, bir çalışanın oturum açma kimliği ve bilgisayar saat ve tarih damgalarının tümü denetim izi kanıtı sağlar.
Daha Güvenli Bilgi Yönetimi
Fiili veya taranmış ekler, bir finansal rapordaki dipnotlar ve bir bilgisayar işlem değişikliği günlüğü, bilgi yönetimi kontrollerine katkıda bulunan ve güçlendiren dokümantasyon prosedürlerinin örnekleridir. Hepsi, nihayetinde dolandırıcılık ve çalışan hırsızlığını önlemenize ve tespit etmenize yardımcı olan kağıt veya elektronik iş kayıtlarını düzeltme veya ayarlama nedenlerini belgelemek için kullanışlıdır. İlgili bir tarih-saat damgası ve departman müdürünün baş harfleri gibi önceden onaylanan kanıtlar, bilgi yönetimi kontrollerini daha da güçlendirir.
Daha İyi Kalite Kontrolü
Hem iç hem de dış sahtekarlığı önlemenin yanı sıra, depo ve envanter yönetimi dokümantasyon prosedürleri kalite kontrollerini destekleyebilir. Bunlar arasında, depo çalışanlarının hasarlı gelen ve giden malları saymalarını, incelemelerini ve belgelemelerini zorunlu kılmak da bulunmaktadır. İyi bir iç kontrole katkıda bulunan dolandırıcılık ve hırsızlık önleme prosedürleri, çalışanların her giden müşteri siparişi için bir toplama formu doldurmalarını, imzalamalarını ve sunmalarını ve açıklamaları, parça numaralarını, birimlerini içeren envanter öğelerini kaydeden ve tanımlayan prosedürleri etiketleme prosedürlerini içerir. ölçü ve miktarlar.
