Bir yöneticinin işinin bir kısmı, kurallara uymayan çalışanları disipline etmektir. Basit bir sözlü uyarı ilk kez yeterli olsa da, küçük ihlaller, daha ciddi ya da tekrarlanan ihlaller belgelenmiş, yazılı bir uyarı gerektirir. Bu, çalışana yalnızca neyi yanlış yaptığını ve ondan ne beklendiğini açıklamakla kalmayacak, aynı zamanda çalışanın dosyası için uyarının bir kopyasını saklamanıza yardımcı olacaktır. Böyle bir uyarı yazmak göz korkutucu bir görev gibi görünebilir, ancak yazılı bir uyarı şablonuyla işlem aslında oldukça basit olabilir.
İpuçları
-
Yazılı bir uyarı standart bir şablona uymalı ve hangi kuralların ihlal edildiğine, suçun ayrıntılı bir açıklamasına ve çalışanın nasıl iyileştirilmesi gerektiğine ilişkin bilgileri içermelidir.
Neden bir Yazılı Uyarı Kullanmalı?
Yazılı bir uyarı hem çalışan hem de şirket için yararlı olabilir. Çalışan için, uyarı, şirketin kendisinden ne beklediği ve daha fazla uyarı almamak için iş performansını nasıl artıracağı konusunda net rehberlik ve talimatlar sağlayabilir. Şirket için yazılı uyarı, işlemin yapıldığını kanıtlamaya yardımcı olabilir, böylece sorun devam ederse daha ileri adımlar atılabilir. Ayrıca, çalışanın daha sonra yanlış bir fesih vakası gibi bir tür hukuki ihtilaf çıkarması durumunda sorunun belgelendirilmesi görevi de görür.
Bu Uyarıları Ne Zaman Kullanmalı?
Her işletmenin, şirketin kendi kurallarına ve orada çalışan kişilerin türüne göre farklı çalışanları ile farklı sorunları olacaktır. Bu, çalışanların tüm sektörlerde yazılı olmasının en yaygın nedeni aşırı gecikmedir.
Genellikle bir sözlü uyarı verildikten sonra bir çalışan için bir uyarı mektubu verilir, ancak bu her zaman böyle değildir. Ciddi bir kerelik suç oluşmuşsa, sözlü bir uyarıyı atlamak ve çalışanın dosyasına girebilecek hemen yazılı bir uyarı almak mantıklıdır. Tüm sözlü uyarıların, uyarının saati ve tarihi de dahil olmak üzere fiili durumdan sonra belgelenmesi ve çalışan dosyasına kaydedilmesi gerekip gerekmediğine dair bir karışıklık olmamasına dikkat etmek önemlidir. belirli bir problem.
Bir Mektubu Kullanmak
İhtiyaç duymadan önce yazılı bir uyarı ve çalışan bir disiplin mektubu için şablonlara bakmak iyi bir fikirdir. Bunlar, bir çalışanı yazmadan önce şirketiniz için özelleştirilmeli ve kullanıma hazır olmalıdır. Bir uyarı veya disiplin bildirimi alan her çalışan, belgelendirilen belirli bir sorunla ilgili bilgilerle doldurulmuş aynı formu almalıdır. Bu, tüm çalışanlara adil ve eşit davranılmasını sağlayacaktır.
Her zaman önceden basılmış bir uyarı formu mektubundaki her boşluğu doldurun.Bir şey geçerli değilse, "N / A" yazabilirsiniz, bu nedenle uygulanabilir olmadığı ve formu doldururken ihmal etmediğiniz açıktır. Aslında bir şablon kullanarak bir mektup yazarsanız, bunu yapmanız gerekmez, ancak yine de mektubu olabildiğince ayrıntılı bir şekilde yazın. Bu adımları atmak, daha sonra yasal sorunlar ortaya çıkarsa sizi koruyabilir. Bu nedenle, her zaman biçimsel bir dil kullanın ve steno veya jargon kullanmaktan kaçının.
Bir şablonla çalışmanız gerekirken, kınama mektubunda kullanılan belirli ton, ihlalin ciddiyetine bağlı olarak değişmelidir. Çalışan birkaç kez gecikmişse, örneğin, davranışı düzeltmeye odaklanabilir ve onu zamanında göstermeye teşvik etmek için daha olumlu bir ton ayarlayabilirsiniz. Eğer bir çalışan bir müşteriye küfür ederse, yine de hata yapması durumunda potansiyel cezalara odaklanan çok daha ciddi bir ses tonuna sahip olmak isteyebilirsiniz.
Mektubu çalışana şahsen, e-posta yoluyla değil ve sadece çalışanın masasına bırakarak verin. Mevcut bir tanığın olmasını veya seçmemesini tercih edebilirsiniz, ancak konuyu kamuya açık olmayan personelin önünde kamuya açmayın. Bu zor ve rahatsız edici olabilir, ancak yapılması önemlidir. Bununla birlikte, çalışanla durum hakkında konuşmak yararlı olabilir, çünkü mektubun beklediğinizden daha az ya da çok sert geldiğine inanıyor olabilir ve varlığınız bile mektupta almak istediğiniz tonu vurgulamanıza yardımcı olabilir.. Çalışana olumlu geribildirim vererek mektubun patlamasını yumuşatabilirsiniz, ancak verdiğiniz uyarının ciddiyeti hakkında herhangi bir karışıklığa neden olması durumunda asla bunu yapmayın.
Çalışırken daima çalışanınızdan bir imza alın. İmzalamayı reddettiği takdirde, uyarıyı imzalamayı reddettiğini belirten bir mektup imzalamasını isteyin. Çalışanın kaydı için imzalı kopyayı saklayın. Çalışan, uyarıyı imzalamayı reddettiğini belirten bir mektup imzaladıysa, bunu mektuba zımbalayın. Ayrıca çalışanın kayıtları için bir kopyasını da sağlayın.
Çalışan Yazma Örneği
Yazılı bir uyarı mektubu, konu, tarih, saat, adınız, iş unvanınız, çalışanın adı ve iş unvanı ve notun bir kopyasını alan diğer kişilerin isimleri gibi temel formaliteler ile başlamalıdır. Şirketinizin logosunu formun en üstüne eklemek isteyebilirsiniz, ancak bu isteğe bağlıdır.
Bir çalışan el kitabınız varsa, önce şirket politikasının hangi bölümünün ihlal edildiğini belirtmelisiniz. Belirli bir politikayı yazabilir veya el kitabının ilgili bölümüne bir referans ekleyebilirsiniz. El kitabınız yoksa, geçerli olan şirket kurallarının kısa bir özetini yazmanız yeterlidir.
Bunun ilk uyarı mı yoksa son uyarı mı olduğunu ve ciddi bir ihlal olması durumunda bunu da not edin. Uyarının bir zaman çerçevesi olması gerekir; bu, eğer yeterli zaman geçerse, uyarının çalışanın kaydından kaldırılacağı ve önceki bir uyarı olarak kabul edilmeyeceği anlamına gelir. Başka bir deyişle, gecikme hakkında önceden yazılı bir uyarı, üç yıl sonra geç gelmeye başlarsa çalışana karşı sayılmamalıdır. Mektup, yine de referans için çalışanın personel dosyasında kalmalıdır. Genelde, ilk kez altı ay süren bir uyarı, ciddi bir suç sekiz ay sürmeli ve son bir yıl boyunca son bir uyarı sürmelidir, ancak bu, şirketinizin politikalarına göre değişebilir.
Daha sonra, katılan tüm kişilerin tarihi, saati ve adları da dahil olmak üzere mümkün olan en ayrıntılı şekilde ne olduğunu tam olarak açıklayın. Çalışanın başka bir çalışan için kastettiğini söylemek gibi öznel ayrıntıları dahil etmeyin. Bunun yerine, çalışanın ne anlama geldiğini tam olarak heceleyin. Bu hesapların değişmesi durumunda olayların açıklamasını, çalışanın olayların açıklamasını ve olayların tanık açıklamalarını yazmayı seçebilirsiniz. Önceden yazdırılmış bir form kullanıyorsanız ve tüm ilgili ayrıntıları yazmak için yeterli alan yoksa, gerekirse ikinci bir kağıt parçası eklemek sorun değildir.
Çalışanın gelişmesine yardımcı olmak için, çalışanın davranışının nasıl değişmesi gerektiğine ve bu değişiklikleri ne zaman yapması gerektiğine ilişkin detayları izleyin. Bunu, davranışını düzeltemediği takdirde hangi sonuçların ortaya çıkacağına dair net bir şekilde ayrıntılı bilgilerle izleyin. Yazılı uyarının disiplin cezası olmadığını unutmayın, bu nedenle sorun devam ederse hangi disiplin cezası uygulanacağını belirttiğinizden emin olun. Son olarak mektubu imzalayıp tarihlendirin, çalışana sunun ve toplantıya gelen herhangi bir tanıktan imzalayıp tarih atmasını isteyin.
