Belirli koşullar altında, bir kuruluşun toplantı tutanakları, yönetim kurulu oyu olmadan değiştirilemeyecek yasal bir belgeyi temsil eder. Hatalı bir şekilde değişiklik yapılması, oylama, sözleşmeler, işe alımlar ve toplantı sırasında gerçekleştirilen diğer işlemlerin iptal veya iptal edilmesine neden olabilir. Dakikalarınızı doğru şekilde değiştirdiğinizden emin olmak için basit bir prosedür kullanın.
Tutanağın resmi olarak bir yönetim kurulu oyuyla resmi olarak onaylanıp onaylanmadığını veya yalnızca bir başkan veya yürütme kuruluna incelemeye sunulup sunulmadığını belirleyin. Bir kurul tarafından oy kullanmayan taslak tutanaklar, kurul oyu olmadan değiştirilebilir.
Önerilen değişiklikler bir kişiye veya tutanaklarda tutanağa bakmadan önce dakika tutanları tam panoya yapıyorsa, istediğiniz değişiklikleri önerin. Önerilen ifadeleri başlangıçta sunulan tutanaklarla karşılaştırın. Değişikliklerin nedenini açıklayın. Herkes kabul ederse, bir sekreterin başlangıçta sunulan ve onaylanmayan dakikalarını değiştirmesini isteyin.
Önerilen değişiklikler henüz kurul tarafından ve kurul toplantısında onaylanmayan dakikalar boyunca yapılıyorsa, aşağıdaki prosedürü kullanın:
Başkanın toplantı tutanağını onaylamak için harekete geçmesini sağlayın. Hareketin ikincisini bekleyin. Başkanın konuyu tartışmaya açmasını sağlayın. Değişikliği öneren kişinin değişiklik nedenini sunmasını sağlayın. Tartışmadan sonra, değişiklikleri öneren kişinin tutanakları değiştirmek ve önerileri tam olarak ifade etmek için bir hareket yapmasını sağlayın. Hareketin ikincisini bekleyin. Başkanın tartışmayı kapatmasını ve soruyu aramasını veya oy kullanmasını sağlayın. Lehinde, lehte, aleyhinde olanlar da dahil olmak üzere oyu kaydedin.
Önerilen değişiklikler daha önce kurul tarafından onaylanan tutanaklar için yapılırsa, ilk defa kurul onayına sunulmak üzere tutanakları değiştirmek için aynı prosedürü uygulayın.
Kayıt sekreterinin veya kişinin toplantıda tutan ve tutanaklarını dakikalar içinde yapmasını sağlayın. Tutanakların başlangıçta alındığı tarihi içeren belgenin üst kısmında, tutanakların şimdi dakikalarda değiştirildiğini unutmayın. Değişikliklerin tarihini ve tutanağı değiştiren kişinin adını ekleyin.
