Onaylanmış işletme giderlerini kendi fonlarından ödeyen çalışanlar genellikle işverenlerinden geri ödeme bekleyebilirler. Bu geri ödemeyi kolaylaştırmak ve maliyetlerin şirketin defterine doğru şekilde rezerve edilmesini garanti altına almak için çalışanların bu kadar cepten yapılan harcamaların ayrıntılı bir raporunu sunmaları beklenir.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Bilgisayar
-
Bilgisayar yazıcısı
-
(isteğe bağlı) Şirket Gider Raporu Şablonu
Şirketiniz bir gider raporu şablonu sağlıyorsa, erişip yönergelerini izleyin.
Değilse, makbuzlarınızı bir araya getirin ve kronolojik sıraya yerleştirin. Ayrıca, otomobil otomatı ve otel otomatlarından satın alınan gazete ve içecekler gibi olası masraflar gibi makbuzlarınız olmayan tüm masrafları listeleyin.
Şirket tarafından sağlanan bir şablon olmadan kendi raporunuzu oluşturuyorsanız, bir bilgisayar elektronik tablosu kullanın. Bir şablon oluşturun ve hazırladığınız her yeni rapor için yeni bir çalışma sayfasına kopyalayın. Her sayfa başlığında adınızı, bölüm adınızı ve kodunuzu ve raporun kapsadığı süreyi not etmeniz gerekir. Bu bilgilerin altında, şablonunuz Tarih, Alacaklı, Amaç veya Açıklama ve Tutar başlıklı en az beş sütun içermelidir. Şirketinizin politikasına bağlı olarak, muhasebe kodları, toplantı katılımcıları vb. Gibi bilgiler için ek sütunlar eklemeniz gerekebilir.
Makbuzlarınızı kullanarak giderlerinizi tarihe göre sıralayın ve kaynak olarak sıralayın. Dönem başına bir rapor hazırlayın - ister haftada, iki ayda bir, aylık veya başka şekilde, genellikle şirketinizin politikasında belirtilmiş olsun. Tek bir gün için birden fazla faturanız varsa, bunları yemek masrafları ve park masrafları gibi gider türüne göre gruplamaya yardımcı olur.
Herhangi bir amaç için sabit oranlı bir ödenek alıyorsanız, alınan masrafların ardından, raporun en altına kendi satırına girin.
Kişisel aracınıza koyduğunuz kilometre için geri ödeme yaparsanız, bir otomobil günlüğü tutmalı ve şirket politikasına uygun olarak günlük veya haftalık olarak kilometreyi gider raporunuza aktarmalısınız. Ayrı bir gider kalemi olarak kilometreyi kendi satırına girin. Alacaklı sütununda "Kişisel Otomatik Kilometre" kelimesini, Açıklama sütununda mil ve mil hızını (yani, "275 mil @ 58 sent / mil") kelimesini ve Miktar sütununda geri ödenecek tutarı girin. Her işverenin kendi kilometre geri ödeme oranına sahip olduğunu unutmayın.
Tüm giderler girildiğinde, bunları miktar sütunundaki son öğe olarak toplayın. Giderleri karşılamak için nakit avans aldıysanız, bu tutarı toplam giderlerinizden çıkarın. Bu size geri ödenecek tutardır.
Farklı işverenlerin makbuzların nasıl gönderileceğiyle ilgili farklı politikaları vardır. Sizinkiler orijinal makbuzları göndermenizi veya tarama veya fotokopiler göndermenizi gerektirebilir. Bunları çapraz referanslamanız gerekebilir; bu nedenle, geri ödemenizi gerçekleştiren kişinin masrafları makbuzla eşleştirmesi daha kolaydır. Kilometre geri ödeme talebinde bulunuyorsanız, otomatik günlük kaydınızın bir kopyasını da o dönem için göndermelisiniz.
Gider raporunuzu, işvereninizin politikasına uygun olarak, makbuzlar ile birlikte gönderin. Boş şablona sahip tüm elektronik tablo dosyasını değil, birkaç haftalık masrafları değil, yalnızca geçerli haftanın masraflarını içeren çalışma sayfasını gönderin.
İpuçları
-
Mümkün olduğunda, yalnızca bu masraflar için kullandığınız kredi kartıyla geri ödemeli masrafları ödeyin. Bu, geri ödenebilir işletme giderlerini takip etmenize ve ödemelerini uzlaştırmanıza yardımcı olacaktır.
Aynı makbuz üzerinde işletme ve kişisel harcamaları karıştırmaktan kaçının.
Tüm raporları iki kez kontrol edin ve gider makbuzlarını raporda talep edilen tutarlarla eşleştirin. Görev boyunca acele eden kişiler makbuzdan gider raporuna yanlış tutarı aktardığında birçok hata meydana gelir.
Masrafların doğru ve zamanında ödenmesi konusunda rehberlik için daima işvereninizin İK, bordro veya muhasebe departmanına danışın.
Uyarı
Asla masraflar hakkında yalan söyleme. Bu şirketten çalıyor ve fesih veya cezai kovuşturma gibi olumsuz sonuçlara yol açabiliyor.
Ne için geri ödeme alabileceğinize dair kısıtlamalar olup olmadığını görmek için işvereninize danışın. Her öğün harcayamayabilir ve alkol, kuru temizleme veya vale park etme gibi şeyleri harcayamazsınız. İşvereninizin geri ödemesi yapılabilir ve ne olmadığı konusunda rehberlik etmesi gerekir.
Yalnızca kendi onaylanmış işletme masraflarınız için ödeme yapın - yapma yetkiniz yoksa, başkalarının masraflarını ödemeyin. Ayrıca, masraflarını geri alan başka bir çalışanın masraflarını ödemekten de kaçının.
