İş toplantıları planlama, organizasyon, liderlik, kayıt tutma ve takip etmeyi gerektirir. Projenizin nasıl ilerleyeceği, toplantıdan mümkün kılan işbirlikçi çabalardan kaynaklanacak karar verme ve eyleme bağlı olacaktır.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Gündem
-
Toplantı odası
Toplantı gündemini hazırlayın. Gündem, projenizi veya hedeflerinizi ilerletmek için gerekli kararlar için tartışma gerektiren tüm konuların ana hatları üzerindedir. Bilinen tüm sorunları, kısa bir anahat biçiminde kurşun noktalarıyla listeleyin. Gündemin taslağını hazırladıktan sonra, sorunları bileceksiniz ve ardından toplantıya kimlerin katılması gerektiğini bileceksiniz.
Toplu bir e-posta gönderin veya toplantıya katılmak isteyen tüm kişilere telefon görüşmesi yapın ve birkaç katılımcınız varsa, bir haftalık bir süre içinde tarih ve saatte uygunluklarını istemek için isteyin. Tek başına bu meşgul programları verilen korkutucu bir meydan okuma olabilir. Herkesin uygunluğuna sahip olduktan sonra, uygun bir tarih ve saat için programları referans alın. Toplantının yapılabilmesi için yeterli zaman için planlama yapın ve tarihin, başlama saatinin, bitiş saatinin ve bulunduğu yerin tüm katılımcılarına ve gündemin bir kopyasına bir bildirim gönderin.
Toplantıya hazırlanırken, gündemde yer alan bütün katılımcılara dağıtılacak gündem kopyalarını tartışma konusu olacak belgelerle birlikte verin. Ekran panoları ve power point sunumları, şövale ve gerekli projektörler, dizüstü bilgisayarlar ve ekranlarla gösterilmeye hazır olmalıdır. Ayrıca, toplantı organizatörü toplantıya önderlik etmek üzere hazırlanmalı ve not almak için toplantıya kayıt tutucusu katılmalıdır.
Toplantı düzenleyicisinin / liderinin tartışmayı yolunda tutması gerekir. Tartışma kaçınılmaz olarak somut konulara ve konu dışı tartışmalara yol açacaktır; bu nedenle lider, tartışmanın sonunda gündem maddelerine geri döndüğünden emin olmalıdır. Lider aynı zamanda zamanı takip etmeli ve tüm gündem maddelerini vurmak için tartışmayı devam ettirmelidir. Lider, tartışmaya başlamak için gündem maddelerinin kısa bir tanımını yapmalı ve ayrıca sorular sormalı veya katılımcılardan gerekli bilgileri almak için girdi talep etmelidir. Lider, her bir eylem öğesini, öğenin tamamlanmasından sorumlu olan kişiyle ve tamamlanması için tahmini bir zaman çizelgesiyle sonuçlandırmalıdır.
Tüm gündem maddeleri tamamlandıktan sonra, grup gerektiğinde bir takip toplantısı planlamalı ya da üzerinde anlaşmalı bir gün ve saatte düzenli olarak gerçekleşen toplantıları planlamalıdır.
Kayıt sorumlusu, notlarını taslak formatında düzenlenen toplantı tutanaklarında derlemelidir. Taslak tutanaklar daha sonra görüşmelere, düzeltmeler veya değişikliklerin yapılması için toplantı katılımcılarına gönderilmelidir. Son toplantı tutanakları daha sonra katılımcılara dağıtılmalı ve takip eylemi için ve gerekirse bir sonraki toplantı gündeminin temeli olarak kullanılmalıdır.
