Manuel muhasebe, finansal işlemlerin kaydedilmesinde kağıt defterlerin ve dergilerin kullanılmasını içerir. Bu araçlar geçmiş bir döneme ait. Muhasebeciler - genellikle yeşil vizör ve siyah kol bandı takıyorlar - şirketleri için finansal puanları korumak için manuel muhasebe kullanıyorlardı. Günümüzde işletmeler, bazı işlemler için hala manuel muhasebe kullanabilir. Ancak dezavantajları, manuel muhasebe faaliyetlerini zayıflatabilir.
Zaman tükeniyor
Gazete günlüğü ve defter veya benzeri araçlar kullanan muhasebe işlemleri, görevleri tamamlamak için çok fazla zaman gerektirir. Muhasebecilerin, kayıtları kaydetmeden önce sistemdeki hesapları ve dergileri bulmaları gerekecektir. Hesap bakiyelerini kontrol etmek ve bilgileri incelemek de zordur. Muhasebeciler ayrıca, yöneticiler tarafından istenen bilgileri bulmak için birden fazla belge aracılığıyla tüfek atmaya ihtiyaç duyabilirler. Bu bilgilerin kopyalanması da zor olabilir.
Hatalara Tabi
Manuel muhasebe işlemlerinde hatalar oldukça sık görülebilir. Yaygın hatalar yanlış hesaplara bilgi girmek, rakamları aktarmak veya geriye doğru kayıt yapmaktır. Bu hatalar modern muhasebe sistemlerinde de olsa, manuel sistemlerin iç kontrolleri ve bakiyeleri yoktur. Hataları araştıran muhasebeciler, girişleri bulmak ve düzeltmek için genellikle birkaç saat harcarlar. Birkaç manuel muhasebe defterinde çalışan birden fazla muhasebeci bu sorunları daha da kötüleştirebilir.
Güvenlik eksikliği
Güvenlik eksikliği, manuel muhasebenin başka bir dezavantajıdır. Şirketler, çalışanların kağıt defter ve dergilerdeki hassas verileri gözden geçirmelerini engelleyemeyebilir. Bir bilgisayarda kopyalanan ve saklanan dosyalar da daha az güvenli olabilir. Bu, çalışanların dolandırıcılık veya zimmete geçirme yoluyla finansal bilgileri kötüye kullanmalarını sağlayabilir. Hoşnutsuz çalışanlar ayrıca, bilgiyi onarılamaz şekilde zedeleyebilir ve önemli finansal kayıtları imha edebilir.
Birkaç Kopya Var
Büyük kuruluşlar, çok sayıda defter ve derginin bulunmamasından dolayı manuel muhasebe işlemlerini genellikle zor bulmaktadır. Çoğu işletme, ödenecek hesaplar, alacak hesapları, bordro, sabit kıymetler vb. İçin bir günlüğe sahip olacaktır. Bu, herhangi bir zamanda bir dergide yalnızca bir muhasebecinin çalışabileceği anlamına gelir. Bu defterleri alt defterlere ayırmak, daha az güvenlik ve muhasebe sistemindeki bilgileri çoğaltma potansiyeli ile sonuçlanabilir.
