Eğitimden işletmeye, kar amacı gütmeyen yönetime kadar hemen hemen her alanda, yazılı teklifler genellikle bir iş gereksinimidir. İster yeni bir proje için fon sağlamaya, ister yeni bir hesap açmaya veya bir süreci veya prosedürü değiştirmeye çalışsanız da, karar vericiler fikrinizin neden diğerlerinden daha iyi olduğunu açık bir şekilde açıklamaya ihtiyaç duyarlar. Etkili bir teklif yazmak, bir projeyi tamamlamak için ihtiyaç duyduğunuz fon ve desteği almanıza yardımcı olabilir; Kötü yazılmış ve sunulan bir teklif, en katı fikrin bile reddedilmesine yol açabilir.
Teklifinize başlamadan önce kapsamlı araştırmalar yapın. Kitlenizin kim olduğunu ve hangi bilgileri aradıklarını anlayın. Bir teklif için bir istek yanıtlıyorsanız, teklif yönergeleri ve son teslim tarihlerinde açık olun ve teklifle birlikte sunmanız gereken ek malzemeleri toplayın.
Teklif kitlesi tarafından kullanılan dili analiz edin ve iletişimlerinde düzenli olarak kullandıkları terimleri ve kavramları arayın. Dillerini konuşmayı öğrenin ve bu anlayışı teklifinize dahil edin.
Teklifinize genel bir bakışla başlayın. Ne istediğini ve nedenini özetle. Ayrıntılara girmeden teklifinizin ana noktalarını tanıtın; özet sadece birkaç paragraf olmalı ve bir sayfadan daha uzun olmamalıdır.
Teklifinizle çözmeye çalıştığınız sorunu ayrıntılandırın. İster yeni malzeme veya ekipman satın almak için fon ister, ister bir işi tamamlamak için seçilmek istersiniz, eldeki sorunu anladığınıza ve nelerin başarılması gerektiğine dair net kanıtlar sağlamanız gerekir.
Çözümünüzün sorunu nasıl etkili bir şekilde çözeceğini açıklayın. Net, özlü bir dil kullanın ve taleplerinizi mümkün olduğu kadar kanıtla destekleyin. Teklifinizin okurları fikir ve çözümleriniz konusunda şüpheci olabilir, bu nedenle taleplerinizi somut gerçeklerle desteklemeye hazır olun.
Teklifinize diğer olası alternatifleri araştırın ve itirazlara cevap vermeye hazır olun. Teklifinizdeki diğer çözümleri ayrıntılandırmamanız gerekse de, çözümünüzü neden diğerlerinden daha iyi bulduğunuzu netleştirmek için çözümünüzü dikkatlice söyleyin.
Varsa, teklifiniz için bütçe, son tarihler ve çalışma ekibiyle ilgili özel bilgiler sağlayın. Örneğin, bir proje için fon arıyorsanız, potansiyel sponsorlara paranın nasıl harcanacağına dair bir döküm verebilmelisiniz.
En iyi çalışmanı sun. Teklifinizi dikkatlice düzenleyin ve düzeltin; Herhangi bir hatayı kaçırmamak için birkaç kişinin daha bakması en iyisidir. Teklifinizi isteyen kuruluşun talimatlarını izleyerek teklifinizi biçimlendirin ve mümkün olduğunca çekici görünmesini sağlayın.
Uyarı
Bir teklif talebine cevap veriyorsanız, veren kuruluştan mektuba verilen talimatları izleyin. Derhal diskalifiye edilmesi için talimatlara uyulmaması gerekebilir.
