Çalışanlarla etkin iletişim kurmak, yönetici olmanın zorluklarından biridir. Mesajın mesajı alan kişiye göre düzenlenebileceği kişisel bir konuşmadan farklı olarak, çalışanlarla bir bütün olarak konuşurken, herkes için uygun bir tarzda konuşmalısınız. Bu olumsuz bir not yazarken özellikle zor olabilir - kritik olan veya kötü haber veren bir not. Böylesi bir hanımı cezalandırmak yöneticinin doğrudan olmasını gerektirir, aynı zamanda inceliği de gerektirir. Amaç, çalışanlarınızı kötü duygulara neden olmadan eylemlerini değiştirmeye teşvik etmelidir.
Önce kötü haberi ilet. Olumsuz bir not yazarken, kötü haberi hemen almak en iyisidir. Mesajın önemli miktarda yönlendirilmesinin dahil edilmesinin birkaç dezavantajı vardır: birincisi, duraklattığınız gibi ses çıkarabilir; ikincisi, bazı çalışanlar notun noktasına gelmeden önce okumayı bırakabilir; Üçüncüsü, mesajın beklendiği takdirde, birçok çalışan bu tanıtımı atlayacaktır. Bu bölümün tonu basit olmalı ve gerçekler açıkça ortaya konulmalıdır. Öfke veya aşırı olumsuzluktan kaçınmaya çalışın.
Teşvik önerin. Kötü haberi yaptıktan sonra, notunuzun tonunu ve odağını değiştirerek biraz daha iyimser olun. Mektubunuz kritik olmuşsa, övgü ve teşvik sözleri sunun. Hoş olmayan bir haber yayınladıysanız, olumlu vurgulayın. Bir yönetici olarak işinizin amacı, zor zamanlardan daha asla hayati olmayan bir görevdir.
Bir çözüm sunun. Çalışanların olumsuz bir not alırken sıklıkla karşılaştıkları ikilemlerden biri, amirlerinin şimdi ne yapmak istediklerini bilmemesidir. Mektubun üçüncü ve son bölümünde, çalışanların durumu iyileştirmek için alabilecekleri net bir eylem planını ana hatlarıyla belirtin. Bu talimat, çalışanlar için açık adımlar içermeli ve iyimser bir tonda sunulmalıdır.
Yüksek sesle oku. Notu göndermeden önce, üzerine bakmalı ve sonra yüksek sesle okumalısınız. Önce kendinize ve sonra geri bildirim sağlayabilecek en az bir kişiye yüksek sesle okuyun. Kendi kelime seçimlerinizi dikkatlice dinleyin ve yanlış yorumlanabilecek herhangi bir dili duymaya çalışın. Bu düzeltmeleri yaptıktan sonra, çalışanlarınıza mektubu dikkatle yazdığını göstermek için mektubun dilbilgisi, noktalama işaretleri ve yazım denetimi için okunması gerekir.
