Resmi organizasyon yapısı, pozisyondaki insanlardan ziyade rollere ve pozisyonlara odaklanır. Formalizasyon, resmileştirilmiş bir yapı oluşturma sürecidir ve bu resmî yapının zamanla korunmasını içerir. Bir organizasyon yapısının resmileştirilmesi genellikle karar alma sürecini rasyonalize etmek amacıyla başlatılır. Resmileştirilmiş organizasyon, meselelerin bilindiği ve değişikliklerin yavaş ve amaçlı bir şekilde uygulandığı organizasyon için çok önemlidir.
Resmi ve Gayri Yapısal Yapı
Bireyin iş pozisyonunun üstünde değer veren ve pozisyonun sahibi tarafından öngörülen rollerin gelişimine izin veren gayri resmi organizasyon yapısından farklı olarak, resmi organizasyon yapısı kolayca değiştirilemeyen belirlenmiş rollerden oluşur. Gayri resmi örgütsel yapılar bir şekilde biçimselleştirilmiş yapılardan daha yenilikçidir. Bununla birlikte, enformel yapı, teknoloji sektörü gibi hızla değişen endüstriler için en faydalı olanıdır. Ek olarak, kuruluşun büyüklüğü gereken formalizasyon derecesini gösterebilir. Her bir durum için hangi yapının en etkili olduğunu belirlerken, bireysel organizasyonun ihtiyaçlarını anlamak esastır.
Kimlik
Formelleştirme, örgütsel rollerin bu rolleri yerine getirenlerden ne ölçüde ayrıldığı ile tanımlanabilir. Resmi organizasyon yapısı, hiyerarşik, yukarıdan aşağıya raporlama ve karar verme yapısından oluşur. Açık, kodlanmış standartlar ve düzenlemelerin varlığıyla tanınır. Resmi bir yapı tipik olarak, üst düzey yöneticiler veya bölüm başkanları, orta düzey yöneticiler ve operasyonel denetçiler dahil olmak üzere çoklu denetim katmanları içerir.
Yararları
Bir organizasyon yapısının resmileştirilmesinin bir faydası, ardışık rutinin niteliğidir. Belirli bir pozisyonun rolleri, belirli bir iş pozisyonunda kim yaşıyor olursa olsun, aynı kalacaktır. İş prosedürleri belgelenir, böylece yeni bir çalışan, pozisyonla ilgili süreçleri değiştirmeden boş bir pozisyona kolayca yerleştirilebilir. Resmi bir örgütün kalıcı yapısı, yönetim tarafından bilerek değiştirilmediği sürece değişmez. Yapı kolayca anlaşılır ve açıklanır. Ek olarak, günlük iş süreçlerinin organizasyonun genel misyonuyla uyumlaştırılması, resmi bir organizasyon yapısında kolayca gerçekleştirilir.
Organizasyon şeması
Resmi bir örgütün yapısı, bu roller arasındaki roller ve ilişkiler, genellikle bir kuruluş şeması kullanılarak görünür hale getirilir. Grafik, kimin kime rapor vereceği dahil olmak üzere organizasyon içindeki bireysel rolleri gösterir. Ayrıca bilgi ve kararların organizasyon içinde nasıl aktığını gösterir. Organizasyon şeması, formalizasyon sürecinde değerli bir araçtır.
