Bir araba gibi karmaşık bir makine parçasına gelince, hatalar olur. Bununla birlikte, bir müşteri olarak, bu hataları gidermeyi hak ediyorsunuz. Araç tamir şirketi ile olan bir anlaşmazlığı çözmenin resmi bir yolu olarak bir şikayet mektubu yazın. Hak ettiğiniz sonuçları elde etmek için duygusal veya dramatik olmak zorunda değilsiniz. Çare ararken tarafsız ve adil davranarak dostane bir ilişki kurmaya odaklanın.
Mektubu doğru kişiye gönderin. Ziyaret ettiğiniz yerin mağaza yöneticisiyle başlayın. Mağaza yöneticisinden bir çözüm almadıysanız, bölgesel bir yönetici arayın. Şirketin organizasyon yapısını web sitesine giderek veya genel merkezini arayarak ve yöneticinin iletişim bilgilerini talep ederek bulabilirsiniz.
Mektubunuza, olayların zaman çizelgesini düzenleyerek başlayın. Ayrıntılı bir şekilde, ne olduğunu, ne zaman olduğunu ve kiminle konuştuğunu açıklayın. Örneğin: "30 Haziran Cuma günü, 123 Maple Street'teki yeri ziyaret ettim. Satış ortağı Jim'le konuştuktan sonra, bir ayar ve yağ değişimi almayı kabul ettim. Toplam 100 dolar tahsil edildi."
Sorunu açıkla. Mümkün olduğunca açıklayıcı olun. Örneğin: "Dükkandan ayrıldıktan sonra, otomobil rölantideyken kaputun altında çıngırak bir ses duydum."
Şirkete durumu düzeltmek için tam olarak ne yapmasını istediğinizi söyleyin. Örneğin: "Mağazanızdaki hizmetler ve mağazanızda meydana gelen hasarı gidermek için gereken 45 dolarlık tam bir geri ödeme almak istiyorum." Tavsiye ettiğiniz ilaç konusunda adil olun. Mağazada aldığınız onarımlarla doğrudan ilgili değilse, ön tamponunuzu sabitlemeye çalışmayın.
Nesnel dili kullanın. Mektubu yazarken, iltihaplı bir dil kullanmayın. Personele veya şirkete hakaret etme. Ayrıca, şirkete veya personele tehdit oluşturmayın. Sadece gerçekleri ve adil olduğunu düşündüğünüz çareyi belirtin.
Belgeleri dahil et. Mağazada yaptığınız iş için faturanın fotokopisini ekleyin. Talebinizi yedekleyen resimler ekleyin. Ayrıca, başka bir tamirciyi ziyaret ederseniz ve yeni tamirci, servisin hatalı bir önceki onarımın sonucu olduğunu yazılı olarak belirtebilirse, bu belgeleri ekleyin. Fotokopileri eklediğinizden emin olun ve orijinalleri güvenli bir yerde saklayın.
Olumlu ol. Şirket hakkında sevdiğiniz bir şey varsa veya müşteri olma geçmişiniz varsa, bu bilgileri ekleyin. Şirketin sizi müşteri olarak tutabildiği takdirde alıcı olma olasılığı daha yüksektir.
Şirketin size ulaşabilmesi için iletişim bilgilerinizi ekleyin. En hızlı yanıt için bir telefon numarası ve e-posta adresi ekleyin.
İpuçları
-
Şirkete yazarken işletme mektubu biçimini kullanın.
