Genel muhasebe, bir şirketin tüm muhasebe sistemi bilgi ve kayıtlarının bir araya geldiği ve tüm işlemlerin kaydedildiği yerdir. Aynı zamanda finansal tablo bilgilerinin (bilanço, gelir tablosu ve nakit akış tablosu) alındığı yer. Muhasebe kayıtlarının eksiksiz ve doğru olması için genel muhasebe dengede ve güncel tutulmalıdır.
Genel muhasebenin dengede olup olmadığını belirleyin. Periyodik olarak, genellikle aylık olarak, bir şirketin kitapları dengelenir ve kapanır. Bu, genel muhasebe defterini dengelemek için gerekli ayarlama girişlerinin yapılması anlamına gelir. Mali tablolar genel defterden alınmıştır. Bir sonraki dönem için başlangıç bakiyelerini belirlemek üzere kapanış girişleri yapılır - yani genel muhasebe defteri güncellenir. Genel muhasebe, cari dönem için bakiye olana kadar kapanış girişleri yapılmamalıdır. Eğer başlangıç bakiyeleri sonraki dönemler için yanlışsa, doğru ayarlamalar yapılıncaya kadar sonraki tüm dönemlerde böyle olmaya devam ederler.
Başlangıç bakiyelerini ve bitiş bakiyelerini gösteren bir deneme bakiyesi raporu çalıştırın. Bakiye bakiyesi toplamları sıfıra eşit değilse, deneme bakiyesi raporunu yeniden çalıştırın.Başlangıç bakiyelerinin sıfıra eşit olduğu dönem, denge dışı sorunun ilk oluştuğu dönemdir.
Söz konusu tarih aralığını kullanarak, tüm dergi ve partiler için genel muhasebe detay kaynak raporunu yazdırın.
Genel muhasebe detay kaynağı raporunu inceleyin ve iki taraflı olmayan girişleri belirleyin. Çift taraflı olmayan bir giriş bulduğunuzda, girişin hangi bölümünün eksik olduğunu belirlemek için yazıcının orijinal çıktısına başvurmanız gerekir.
Kaydın eksik kısmına girmek için tek taraflı bir giriş gerekecektir. Tek taraflı bir giriş yapmak için, muhtemelen sistem için denetim haklarına ihtiyacınız olacaktır.
Genel günlüğe ayarlama girişini yapmak için kayıt defterinden orijinal günlüğü, parti numarasını ve kayıt tarihini girin. Veri girişi alanlarına, yalnızca eksik olan hesapları ve verileri girin. Bu girişler tamamlandıktan sonra genel günlüğü yazdırın ve güncelleyin.
Artık dengesiz olmadığınızı onaylayın. Söz konusu döneme ait deneme raporunun bitiş bakiyelerini karşılaştırın.
Geçerli döneme ulaşana ve bakiyeniz sona ermedikçe, tüm işlemleri sonraki her dönem için tekrarlayın. İleriye dönük olarak, yalnızca önceki dönemin hepsini düzeltmiş olduğunuz ve defterleri ilk önce genel muhasebe defterini dengelemeden kapamayacağınız için, yalnızca cari dönem ile çalışmanız gerekir.
Genel muhasebenin dengeleyebileceği ve yine de hatalı olabileceği unutulmamalıdır, bu durum borçların eşit krediyle yapılmasına rağmen yanlış hesaplara kayıt yapıldığında gerçekleşir.
