Ofis iletişimi temel olarak elektronik posta ve anlık mesajlaşma tarafından yönlendirilebilir, ancak hemen hemen her ofis muazzam miktarda evrak alır ve işler. Gerçekten de, ABD Çevre Koruma Ajansı'na göre, ortalama bir ofis çalışanı her yıl yaklaşık 10.000 sayfa kağıt veya her gün ortalama iki kilo kağıt ve karton ürünle uğraşmaktadır. Daha iyi ofis posta yönetimi prosedürleri, iç ve dış iletişimin sorunsuz akışını sağlamak için uzun bir yol kat edebilir.
Uygun Personeli Belirleyin
Küçük işletmeler bile, hiçbir şeyin kaybolmamasını veya gideceği yerde yanlış yönlendirilmemesini sağlamak için gelen ve giden postaları idare etmek için bir kişiyi belirlemekten faydalanabilir. Kuruluş ne kadar büyük olursa, tüm şirket postalarını ve paketlerini almaya, harmanlamaya, dağıtmaya ve toplamaya daha çok personel atanmalıdır. E-posta, resmi belgelerin iletişimi ve dağıtımı için daha popüler bir seçenek haline geldiğinde, kağıt posta kullanımı, normal kurumsal iletişim kanallarından geçen posta hacmine bağlı olarak bir çalışanın iş tanımının bir parçası olabilir. Ticari teslimatlar için (örneğin, UPS, FedEx, DHL), resepsiyonist genellikle gelen yeri nedeniyle gelen paketleri almak ve imzalamak için en iyi kişidir. Ancak tüm diğer posta yönetimi görevlerini resepsiyon görevlisine devretmek iyi bir fikir değildir, çünkü bu sorumluluk çoğu zaman masasını uzun süre gözetimsiz bırakmasını gerektirir.
Posta Dağıtım Akış Şeması Oluşturma
Posta dağıtımından sorumlu olan yöneticiler ve çalışanlar, akış şemaları, kontrol listeleri veya şirketinizin en rahat olduğu biçimleri kullanarak - tüm çalışanların, özellikle posta dağıtımını ve toplanmasını denetleyen personelin izleyeceği kılavuzları geliştirmek için işbirliği yapmalıdır. Posta toplamanın her aşamasında dikkate alınmalıdır: postayı merkezi toplama merkezinde toplamak (bir posta kutusu, posta taşıyıcısı, şirket postanesi, paket teslimat personeli ya da geleneksel posta kutusu); yalnızca posta sıralaması için belirlenen ofiste belirli bir yerde harmanlama; bölümsel veya bireysel posta kutularına dağıtım yapmak veya her ofise elle teslim etmek; Giden postaların toplanması ve tüm giden postaların uygun bir şekilde adreslenip damgalanmasını sağlamak; ve posta toplama / sıralama alanını temiz ve tam stoklanmış halde tutmak.
Gerekli Malzemeleri Sağlayın
Posta toplama / dağıtım istasyonunun, staffer'ın işini yapmak için ihtiyaç duyduğu tüm malzemelere sahip olduğundan emin olun. Eğer şirketiniz posta dağıtımının merkezi bir lokasyon kullanılarak daha verimli bir şekilde yapılması için yeterince büyükse, her departman veya personel için sağlam bir posta / edebiyat organizatörü veya posta sıralayıcısı kurun ve her bir departman ya da personel için bol miktarda kübik delik açın. Bölümler bireylerden daha büyük cubbyholes gerektirecektir, bu yüzden onlara bol bol yer verin.Bant ruloları ve bant dağıtıcılarıyla dolu bir dolap veya masa bulundurun; ambalaj malzemesi; zarf; şirketinizin adresine önceden basılmış farklı boyutlarda etiketleri iade edin; şirketinizin en yaygın posta adreslerinden bazılarıyla önceden yazdırılmış farklı boyutlarda posta etiketleri; saat ve tarih damgaları; paket ölçeği; kalem; markerleri; depolama kutuları; ve küçük bir el arabası veya dolly. Endüstriyel boyutta bir parçalayıcı ve geri dönüşüm kutularını eklemeyi unutmayın. Şirketiniz birden fazla kişinin parçalayabileceği veya geri dönüştürebileceği postalardan geçiyorsa, işi sizin için halletmek üzere bir dış belge yönetimi / geri dönüşüm şirketi ile sözleşme yapmayı düşünün.
Tüm Gelen ve Giden Postaları Takip Edin
Tüm gelen ve giden postaları izlemek için elektronik bir posta yönetim sistemi oluşturun. İşletmeniz sadece siz ve bir asistansanız, bu adımı atlayabilirsiniz, ancak düzinelerce çalışanı olan büyük bir departmanı veya şirketi denetlerseniz, postaların geldiği tarihleri ve gerekirse kime. Şirketiniz çok sayıda hassas yasal belge ve paket alırsa, bu sistemleri oluşturmak özellikle önemlidir. Öğeler, küçük ofislerde bile sandığınızdan daha sık kaybolur; Örneğin, bir paketin ne zaman geldiğini ve ne zaman alıcısı veya temsilcisi tarafından talep edildiğini gösteren temel bir Excel tablosu oluşturarak bu sinir bozucu durumlardan kaçınmak en iyisidir.
