Etkinlik yönetiminde çalışıyorsanız, iş kazanmanın en iyi yolunun, iş için neden en iyi işletme olduğunuzu hiç şüphesiz gösteren profesyonel bir teklif olduğunu biliyorsunuzdur. İyi yazılmış bir teklif, etkinlik yönetimi şirketlerinin denizinde göze çarpmanıza yardımcı olur ve potansiyel müşterilere işin içini ve dışını anladığınızı gösterir.
Etkinlik İçin Bir Teklif Nasıl Yazılır?
Bir organizasyonun planlanması, organizasyon ve dikkatli planlamaya çok dayandığı için, öngörülenizi ve etkinliğin özelliklerini ayrıntılı bir şekilde ana hatlarıyla belirleme yeteneğinizi gösteren bir etkinlik teklifi size iş kazandırabilir. Teklifinize başlamadan önce, sizi ve şirketinizin en güçlü yönlerini düşünün. Onları teklifinize dahil etmenin bir yolunu bulun.
Teklifiniz resmi bir mektup olmamalıdır, bunun yerine müşterinizin vizyonunu yerine getireceğiniz belirli yöntemlerin basit bir sunumu olmalıdır. Bu vizyon için harika bir fikir edinmenin en iyi yolu, teklifinizi yazmadan önce potansiyel müşteri ile birebir görüşmek. Birçok durumda, etkinlikleri için ne düşündüklerini tam olarak bilemezler. Bunun yerine, müşteriler sıklıkla istedikleri olay türüne dair belirsiz bir anlayışa sahip olur ve oraya gitmelerine yardımcı olmanızı bekler. Bu, hayalindeki olayın özelliklerini belirten iyi hazırlanmış bir teklifin parlayabileceği yerdir.
Etkinlik yönetimi yazınıza, müşterinin teklifinizin başlangıcına yakın olması için müşterinin ihtiyaç ve hedeflerinin bir özetini eklemelisiniz; Daha sonra, müşterinin önerileriyle iyi bir şekilde uyuyacağını düşündüğünüz catering, müzik, mekan veya dekorla ilgili önerilerde bulunun. Teklif ettiğiniz her şeyin müşterinin bütçesinde olduğundan emin olun. Yönettiğiniz benzer geçmiş etkinliklerin fotoğraflarını dahil etmek, onları kazanmak için çok uzun bir yol kat edebilir.
Teklifinizde, bir etkinlik planlayıcısı olarak deneyimlerinizin ve sahip olduğunuz özelliklerin bir özetini verdiğinizden emin olun. Tecrübeleriniz müşterinin ihtiyaçları ile ne kadar yakınlaşırsa, değerinizi görme ve sizi işe alma şansı o kadar artar.
Etkinlik Planlama Alıntı Şablonu
Etkinlik teklifinizin verdiğiniz hizmetlerin bir listesini vermesini isteyeceksiniz. Her kategoride, şirketinizin ne yapacağını özellikle belirtin. Etkinliğin yapıldığı gün hizmet sürelerini, sağlayacağınız personel sayısını ve maliyetin ne olacağını ekleyin. Hizmetleri dekor, yiyecek-içecek veya eğlence gibi kategorilere ayırın. Ayrıca, geçmişte birlikte çalıştığınız taşeronlara, müşterinize mükemmel hizmet sağlayabilmenizi de önerebilirsiniz.
Teklifinizin sonuna, iptal veya son dakika değişiklik politikalarınızı özetleyen bir bölüm eklediğinizden emin olun. Saatlik ücretinizi veya danışmanlık ücretinizi belirtin ve hangi ek hizmetlerin bu ek ücretlerin sözleşmenizin kapsamı dışında kalmasına neden olacağını açıklayın. Teklifinizdeki bilgilerin ne kadar geçerli olduğunu açıklayın. Ayrıca, hasar veya sigorta ile ilgili yasal bilgileri de eklediğinizden emin olun.
