Restoranınız için kapsamlı bir dosya yönetim sistemi geliştirmek, çalışanları ve işletmeleri yönetmenize yardımcı olur. İkili dosyalama sistemleri, özellikle dosyalar çevrimiçi saklanıyorsa etkilidir. Dosyalar, bir ofis dosya dolabı gibi kolayca bulunabilen bir yerde saklanabilir ve hassas personel ve finansal dosyalar korunabilir. Bir çevrimiçi dosyalama sistemi daha fazla seçeneğe sahipken, fiziksel olarak basılı bir dosyalama sistemi, sunulan bilgilerin hacmine göre seçilmelidir.
Bir Dosyalama Sistemi Seçin
Çevrimiçi olarak depolanan dosyalar gizli ve açık kategorilere ayrılabilir. Parola, finansal belgeler veya çalışan dosyaları gibi hassas bilgileri korur. Çalışanlar tarafından düzenli olarak erişilmesi gereken dosyalar, satıcılar, tedarikçiler ve bakım gibi belirli başlıklar altında paylaşılan bir klasörde saklanabilir. Bir dolapta saklanan dosyalar, konuya göre veya büyük hacimli dosyalar için kategori başına alt bölüme göre alfabetik olarak adlandırılabilir. Örneğin, bir satıcı dosyası, satıcı adlarını veya şirketlerini tanımlayan tek tek alfabetik dosyalara sahip olabilir.
Finansal
Finansal raporlara kolay erişim sağlayan bir dosyalama sistemi geliştirmek, günlük operasyonların yanı sıra aylık, üç aylık ve yıllık muhasebe raporları ile yıl sonu ve vergi hazırlığı için esastır. Finansal bilgiler, kilit kutusu gibi güvenli bir yerde veya parola korumalı bir bilgisayar dosyasında saklanmalıdır. Belgeler arasında borçlu ve alacak hesapları, bordro, kredi ve kredi limitleri, iç ve dış denetimler ile vergi kayıtları ve günlük makbuzlar yer almaktadır. Dosyaları zaman çizelgelerinde kategorilere ayırın; böylece günlük satış kayıtları gibi düzenli olarak başvuruda bulunduğunuz dosyalara kolayca ulaşabilirsiniz ve üç aylık raporlar gibi periyodik olarak incelediğinizler kabinin arkasındadır.
İş
Boş ve tamamlanmış iş başvuruları, oryantasyon ve eğitim materyalleri, çalışma programları ve çalışan raporlarının, şikayetlerin veya kınamaların yazılı hesaplarını düzenleyin. İkincisi, bir çalışanın fesih, ayrımcılık ya da tacizle ilgili bir şikayette bulunması durumunda yararlıdır. Çalışan dosyalarında sağlık kayıtları ve Sosyal Güvenlik numaraları varsa, dosyaları sayısal sırada sınıflandırın ve sayı anahtarını farklı bir yerde saklayın.
Satıcılar
Satıcı dosyalarını yiyecek, içecek, bira, likör ve restoran tedarik kategorilerine ayırın. Geçerli satıcılar ve olası satıcılar için ayrı dosyalar ekleyin. Dosyalarda sözleşmelerin kopyaları, sipariş formları, makbuzlar, fiyatlandırma yapıları, teslimat programları, irtibat adları ve telefon numaraları bulunmalıdır. Satıcı dosyalarını kolay başvuru için teslimat kapısına yakın veya yöneticinin ofisinde saklayabilirsiniz.
Sigorta
Sigorta dosyaları, poliçelerin kopyalarını ve her poliçeyi temsil eden sigorta acentesinin isim ve irtibat bilgilerini içermelidir. Politikaların ne zaman gözden geçirilmesi gerektiğini belirten bir yenileme tablosu ekleyin. Acil bir durumda, sigorta dosyalarının bir kopyasını yerinde saklayın.
Bina ve Bakım
Restoran tesisine ait veya kiralanmış olsun, bakım ve onarım kayıtları için bir dosya bulundurun. Temizleme, çöp kaldırma, geri dönüşüm, genel bakım, sıhhi tesisat ve elektrikli onarım servis sağlayıcılarının bir listesini ekleyin. Video oyunları, müzik kutuları veya otomatik satış makinelerinin bakımı için bilgileri saklayın. Satıcı dosyaları gibi, bakım ve acil durum irtibat numaraları da çalışanların kendilerine hızlıca erişebilecekleri bir hostes standı, kasiyer masası, barın arkasındaki veya mutfakta bulunan bir yerde bulunmalıdır.
Sağlık ve güvenlik
Sağlık ve güvenlik dokümantasyonuna adanmış bir dosya saklayın. Bu, restoranın sağlık bölümü raporlarının ve alıntılarının bir kopyasını, el yıkama, eldiven ve saç filesi kullanımı ve ayrıntılı ekipman temizleme talimatları gibi çalışan sağlığı önlemleri hakkında yazılı kurallar içerir. Ayrıca gıda işleme, hazırlama ve depolama ile ilgili prosedürlerin belgelenmesini de içerir. İlgili kuralların ve düzenlemelerin kopyalarını alın ve çalışanların onları görecekleri uygun yerlere gönderin.
Yaralanma ve Olay
Çalışan ve müşteri kaynaklı yaralanma raporlarını içerecek bir dosya oluşturun. Belge her bir olaya tanık olur ve yaralanmanın sebebi, yaralanmadan sonra yapılan işlem ve sonucu da dahil olmak üzere mümkün olduğunca çok sayıda destekleyici ayrıntı sunar. Herhangi bir sebeple restorana çağrılırsa polis raporlarının kopyalarını ekleyin.
