Bir işveren olarak, personel dosyalarında tutulması gereken bilgilerin türünü belirleyen eyalet yasalarını ve federal yasaları bilmeniz gerekir. Gerekli personel dokümanlarından bazıları çalışan için kişisel iletişim bilgilerini, çalışma durumunu, bordro bilgilerini ve performans bilgilerini içerir.
İstihdam Bilgileri
Bir personel dosyasındaki istihdam bilgileri, genellikle istihdam başvurusu veya yeni işe alım evrakı şeklinde gelir. Bu dosya ayrıca, çalışana gönderilen iş teklifi mektubunun bir kopyasını ve şirketin çalışan el kitabının bir kopyasını aldığını kabul ederek çalışandan imzalı bir makbuz içerebilir. Bir çalışanın personel dosyası, yararlar için bir doğum tarihi içermelidir, ancak bu bilgiyi, bireyi işe alıp almayacağının belirlenmesinde kullanmak yasaktır.
İş durumu
İş durumu, çalışanın Amerika Birleşik Devletleri'nde çalışabileceğini kanıtlayan yasal belgelerdir. İş durumu kanıtı olarak, çalışan personel dosyası, çalışanın sosyal güvenlik kartının bir kopyasını içermelidir. Çalışan ABD vatandaşı değilse, doldurulmuş bir I-9 formu (ABD vatandaşı olmayan bir W-4 formuna eşdeğer), çalışanın pasaportunun bir kopyası ve çalışanın çalışma vizesinin bir kopyası dahil edilmelidir. çalışanın personel dosyasında.
Maaş bordrosu
Bir personel dosyasının bir diğer ana bileşeni bordro ile ilgilidir. Bir işveren, güncel bir federal W-4 vergi formunu korumalıdır. W-4 formunun yanı sıra, bir personel dosyası çalışanın çalıştığı ödeme süreleri için zaman çizelgeleri de içerebilir. Çalışanın ücretlerinden yasal olarak elde edilmiş bir parası varsa, mahkeme emri veya şartnamenin kopyası da personel dosyasında olmalıdır.
Performans Bilgisi
Performans değerlendirmeleri, bir çalışan personel dosyasının bir başka ayrılmaz parçasıdır. Bunlar, çalışanın mesleki hedeflerinin kopyalarını ve çalışanın amiri veya yöneticisi tarafından yazılan performans değerlendirmelerini içerebilir. Uygun olması halinde, personel dosyası, çalışanın şirketle olduğu süre boyunca aldığı her türlü tazminat veya uyarıları da içerir.
Devlet Vergi Bilgileri
İşletmenizi işlettiğiniz eyalette devlet vergileri varsa, vergi stopajı için bir W-4 formu tutmanız gerekir. Federal W-4 vergi formuna benzer şekilde, devlet formu da güncel tutulmalı ve çalışanın maaşından, çalışanın maaşından kesinti yapılması için ve IRS veya Avrupa Birliği tarafından denetlenmesi durumunda yedek kayıt olarak tutulmalıdır. devlet vergi dairesi.
