Toplantı tutanaklarını doğru bir şekilde derlemek, katılımcıların atanmış görevlere odaklanmış kalmalarını sağlamaya yardımcı olur, iletişimsizliği azaltır ve sonraki toplantıların verimliliğini artırır. Net ve kapsamlı toplantı tutanaklarının faydaları, düzenli olarak toplantılar yapan herhangi bir işletme sahibi, yönetici veya başka bir liderin dakikalar için talimatlar oluşturması gerektiği anlamına gelir. Bu kurallar toplantı öncesi, sırası ve sonrasında olanları kapsamalıdır.
Toplantıdan önce
Kimin Dakika Tutacağını Belirle
Görünüşe göre önemsiz bir görev olsa da, toplantı tutanaklarının kaydedilmesi ayrıntılara büyük önem verilmesini gerektirir. Sonuç olarak, tutanlar toplantıya en az şekilde katılmalıdır. Bu, enerjinizin çoğunu toplantının önemli noktalarını kaydetmeye odaklanmanıza izin verir.
İpuçları
-
İşletmeler, genellikle bu personelin toplantıda aktif bir rolü olmadığı için yönetici asistanlarını veya resepsiyon görevlilerini dakikalar boyunca kullanırlar.
Standart bir form kullanın
Toplantı sırasında kullanmak için kendi standart toplantı dakika formunuzu oluşturun. Standardizasyon, katılımcıların bilgiyi nereye koyacaklarını bilmelerine yardımcı olur ve ayrıca katılımcıların daha sonra belgeyi okumasına yardımcı olur. Temel bilgiler içermelidir:
- Katılımcıların listesi.
- Tarihi.
- Tartışılacak konuların listesi.
- Her konu için hareket planı kararlaştırıldı.
- Bu işlemleri yapmaktan sorumlu olanlar.
Toplantı esnasında
Temel Bilgileri Doldur
Toplantı resmi olarak başlamadan önce, katılımcılar ve tarih gibi temel bilgileri doldurun. Bu, fiili toplantı sırasında gereksiz zaman kaybını önler.
Sadece Önemli Bilgiyi Kaydet
Toplantı tutanakları bir toplantının tamamını belirtmemelidir. Aksine, toplantı tutanakları önemli görevleri ve yönlendirmeleri basitleştirilmiş bir biçimde kaydeder. Bu nedenle, görev delegasyonu, vade tarihleri, bu görevlere atananlar ve görünüşte alakalı diğer bilgiler gibi bilgileri kaydetmelisiniz. Toplantı tutanakları genel tartışmalar veya somut bilgiler içermemelidir.
Açıklama istemek
Tutanak toplantının belirgin noktalarını doğru bir şekilde yansıtmalıdır. Toplantı sırasında tartışılan herhangi bir bilgi net değilse, açıklama isteyin. Asla tahmin etmeyin, aksi takdirde yanlış bilgi veya ihmal riskiyle karşı karşıya kalırsınız. Yine de açıklama isterken, daima toplantı protokollerini takip edin. Bazı toplantılar gayri resmi bir yaklaşım benimserken, diğerleri yapılandırılmış Robert'ın Düzen Kurallarını kabul eder.
Geçmiş Dakikalara Bakın
Derlediğiniz geçerli dakikalar geçmiş toplantı dakikalarına atıfta bulunabilir. Bu, geçmiş toplantı tutanaklarını yeni toplantıya getirmenizi gerektirir, böylece bilgiler tüm katılımcılar için hazır olur.
Toplantıdan sonra
Dakikaları Gözden Geçirin
Toplantı tutanaklarını yazım hataları veya net olmayan cümleler için kontrol edin. Dakikayı sonlandırmadan önce bunları düzeltin. Herhangi bir hata, önemli görevlerde potansiyel olarak karışıklığa neden olabilir.
Katılımcılara Gönder
Toplantı tutanaklarını toplantıya katılanlara onay için gönderin. Bu, katılımcılara soru sorma veya hataları düzeltme fırsatı verir. Herhangi bir değişiklik olursa tüm katılımcıları bilgilendirin.
Sonlandır ve Dosya
Tüm katılımcılar tutanakları onayladıktan sonra, tutanağı imzanın yanında belirtilen onay tarihi ile imzalayın. Daha sonra, dakikaları bilgisayarınızda veya başka toplantı dakikalarının bulunduğu bir klasörde dosyalayın. Tüm toplantı tutanaklarını bir araya getirin; bu, gelecekteki toplantılara kolay ulaşım imkanı sunar ve herhangi birinin belgelere başvurması gerekiyorsa merkezi bir konum sağlar.
