Birçok işletme, finansal yükümlülüklerini yerine getirmek için borçlu departman hesaplarından çekler düzenler. Bu finansal yükümlülükler satıcı ödemelerini, borç verene faiz ödemelerini veya devlet vergi yükümlülüklerini içerir. Borç hesapları bölümünde, yapılan ödemenin yedeğini almak için kullandığı bir fatura veya çek talebi alır. Çekler, işletmelere birçok avantaj sunar.
Kağıt izi
Çek kullanmanın bir avantajı, çek tarafından bırakılan kağıt izini içerir. Her çek, ödemeyi kimin aldığını, ödemenin hangi günde yapıldığını ve ödemenin dolar miktarını gösteren bir belge oluşturur. Şirket, çekin bankayı temizlediğini ve çeke kimin imzalandığına ilişkin bilgileri kontrol edebilir. Çek tarafından oluşturulan kağıt izi, şirketin rekor tutmasını sağlar. Bazı şirketler, kopyaları kendi çekleri için saklayarak kopyalarını kullanırlar. Bu şirketlerdeki çalışanlar, sorular olduğunda daha önceki kontrollere başvurabilirler.
Güvenlik
Kağıt çekler, gönderilen ödemeler için ek güvenlik avantajı sunar. Yalnızca adlandırılmış alıcı ödeme için bir kağıt çek sunabilir. Alıcı çeki almayı reddederse, şirket çeki kimin verdiğini doğrulamak için banka ile irtibata geçebilir. Herhangi bir tutarsızlık doğrudan banka ile çözülebilir. Ayrıca bazı küçük işletme sahipleri, satıcılara veya borç verenlere nakit ödeme yapmayı düşünebilir. Cash, ödemenin yapıldığına dair hiçbir yazılı kanıt sunmaz ve işletme sahibinden bu tutar için tekrar borçlandırılmaya açık bırakılmasını sağlar.
Kontrol
Kağıt çekler, işletmeye yapılan ödemeleri kontrol etme olanağı sağlar. Çeklerin doğru alıcıya doğru tutarda yazıldığından emin olmak için borçlu hesap bölümünde birkaç kontrol önlemi bulunmaktadır. Bir çalışan, yedekleme belgelerini gözden geçirdikten sonra yazılması için bir çeke yetki verebilir. Başka bir çalışan aslında çekleri yazdırır. Üst düzey bir yönetici çekleri imzalar. Bu, üç çalışanın çek ya da dolandırıcılık olasılığını en aza indirerek çek ödeme sürecine katılmalarını sağlar. İşletmeler ayrıca önceden numaralandırılmış kontroller kullanırlar. Önceden numaralandırılmış kontroller, şirketin eksik çekleri derhal tanımlamasını ve bu çeklerin atılmasını önlemek için harekete geçmesini sağlar.
şamandıra
Çekleri kullanmanın son avantajı şamandırayı içerir. Şamandıra, şirket hesabı banka hesabından ayrılana kadar şirket çeki yazdırdığında geçen süreyi ifade eder. Birçok durumda, şamandıra yalnızca bir gün için var olur. Ancak, şirket çek ödemesi yapılmadan önce bu ekstra güne ilgi duyuyor.
