Google Dokümanlar, işletmelerin çalışma programlarını yayınlamak için kullanabilecekleri güçlü bir dosya paylaşım aracıdır. Zamanlamayı doğrudan Google Dokümanlar'da oluşturarak bunu başarabilirsiniz. Bir çalışanın çalışma programını düzenli olarak yayınladığınızda, çalışmak için planlanmış olduklarını anlamayan çalışanlar tarafından ortaya konan kaymalara neden olabilecek yanlış iletişimi önlersiniz.
Ücretsiz Çalışma Takvimi Şablonları Kullanın
Google Dokümanlar, büyük ve ücretsiz kullanıma hazır şablonlardan oluşan bir kütüphane barındırır. Bir şablona erişmek için, yeni bir Google Dokümanlar dokümanı açın ve ardından şablonları "çalışma programı" kelimeleriyle arayın. Çalışanların iş programlarının çoğu haftadan haftaya bir format kullanır, çünkü işverenler haftalık olarak yayınlar. Hiçbir şablon zamanlama gereksinimlerini karşılamıyorsa, başka bir programda özel bir zamanlama oluşturun.
Özel Bir Program Oluşturun
Google Dokümanlar gibi, Google Sayfalarda da yöneticilerin özelleştirebileceği şablonlar vardır. Bunları Şablon Galerisi menüsü altındaki Sayfalarda bulun. Listeden Zamanla'yı seçmeniz yeterlidir, ardından şablon verilerini zamanlama tarihleri ve çalışan adlarıyla değiştirerek alanları özelleştirin. Gerekmeyen satır ve sütunları silin.
Yeni bir dosya açarak sıfırdan bir zamanlama oluşturun. Ana sayfada Yeni Bir Elektronik Tablo Başlat 'ı tıklayın ve dokümanı "Haftalık Program" veya istenen başka bir isim olarak adlandırmak için başlığı kullanın. Zamanlamanın kapsadığı tarihleri tanımlamak için ilk satırı kullanın.
Daha sonra, yatay sütun başlıklarının haftanın günlerini ve satırların kaydırma zamanlarını listelediği bir grafik oluşturun. Çalışan adlarını ilgili vardiya kutularına yerleştirin. Dosyayı uygun bir dosya adı altında Google Dokümanlar'a kaydedin.
Çalışan İzinlerini Yönet
İşverenler çalışanların takvimi okumasını ve belki de kişisel bilgisayarlara veya cihazlara kaydetmek için bir dosya indirmelerini ister. Ancak, çalışanların takvimi düzenlemesine izin verilmemelidir. Varsayılan olarak, Google Dokümanlar çalışanların kendileriyle paylaşılan dosyaları okumasına ve indirmesine izin verir.
Bir kişinin silueti ve "Paylaş" ı temsil eden işaretiyle simgeye tıklayarak dosyaları paylaşın. Dosyayı paylaşmak istediğiniz çalışanların e-posta adreslerini girin. Belgenin salt okunur olduğundan emin olmak için e-posta bağlantısını göndermeden önce izinleri kontrol edin.
İzinler için, "düzenleyebilir" yerine "görüntüleyebilir" i seçin ve ardından çalışanların zamanlamasını yayınlamak için Paylaş düğmesini seçin. Çalışanlara, yeni bir programın yayınlandığını bildiren bir e-posta gönderilir. E-posta, programın bağlantısını içerir.
Düzenli Programları Ayarla
Zamanlamanın bir şablonunu tutmak, haftalık zamanlamayı kolaylaştırır. Programı yayınlamak için standart bir gün ve zaman belirleyin ve aynı anda e-posta yoluyla tüm çalışanlarla paylaşın.
Zamanlama dosyalarını "15 Ocak Vardiya Takvimi" gibi kolayca bulunabilecek şekilde adlandırın. Bu, karışıklığı azaltır ve çalışanların zamanlama tutarsızlıklarını veya sorunlarını hızla not etmelerini sağlar. Çalışanlardan programdaki değişiklikler için istenen bildirimi yapmalarını gerektiren şirket politikaları oluşturun.
