Bir fon yaratma etkinliği için papazınıza yazdığınız mektup iki şekilde olabilir: Etkinliği düzenlemek için izin istemek, ya da etkinliğe katılmak ya da katılmak isteyen bir talep olabilir. Papazınıza her iki türde bir mektup yazarken, daima hassas, nazik ve değerlendirme ve zamanlama için zaman tanıyacak kadar erken gönderildiğinden emin olun.
Açılış cümlesindeki mektubun amacını belirtiniz. Bu cümle kısa olmalı ve bunun bir olaya davet edilmesinin mi yoksa örgütlenme izninin mi istendiğini açıklamalıdır. İlk cümleyi tarih, saat veya yerleri dahil etmeyin. Bu cümlede fon toplayıcısının adını veya amacını belirtmelisiniz.
Etkinliğin ayrıntılarını genişletmek için birinci paragrafta iki veya üç destekleyici cümle kullanın. Bu cümleler, etkinliğin tarihi, saati ve maliyeti gibi öğeleri tanımlayacaktır. Eğer etkinlik daha önce gerçekleştirilmişse, papaza geçmişte bağış toplayıcısının sonucunu söyleyin.
Etkinlik tarafından karşılanacak ihtiyacı açıklayan ikinci paragrafı açın. Bunu, bu ihtiyacın neden önemli olduğunu tartışan daha açıklayıcı bilgilerle takip edin. Bunun neden papazın zamanını ve dikkatini hak ettiğinin açık olduğundan emin olun. Para toplama etkinliği talebinizi okumak için zaman ayırdığınız için papazınıza teşekkür ederiz.
Mektubu, etkinlik tarihinden en az bir ay önce yazın ve postalayın. Bir etkinlik düzenleme isteği ise veya papazın etkinliğe yardım etmesi gerekecekse, teslim süresi daha uzun olmalıdır. Bu son durumda, bir ay yerine en az üç ay izin verilmelidir. Mektubun genel formatı, resmi bir iş mektubunun formatına uymalıdır.
