Gerekçe raporları, iş politikalarında veya prosedürlerinde değişiklik yapılmasını önerir. Örneğin, bir problemi çözen veya performansı artıran bir eylem sürecini haklı gösteren kanıtlar sunarlar. Genellikle finansal tasarruf veya kazançla sonuçlanan çözümler sunarlar. Etkili bir rapor oluşturmak için, teklif ettiğiniz değişiklikleri desteklemek için ikna edici argümanlar ve destekleyici kanıtlar üretmelisiniz.
Temel bir not başlığı kullanın (Kime / Kimden / Tarih / Konu) ve doldurun. Raporu kimin okumasını, kimin yazdığını ve içerik konusunun ne olduğunu açıkça belirtin.
Raporunuzun problemini veya amacını açıklayan bir açılış paragrafı yazın. Tavsiyelerinizin ne olduğunu birkaç cümleyle açıklayın ve getirecekleri faydaları açıklayın.
Raporunuza, raporunuzun amacını ve önemini daha ayrıntılı olarak anlatan bir giriş yazın. Okuyucunun önerilerinizin arkasındaki nedenleri ve gerekçeleri anlamalarına yardımcı olacak ilgili arka plan bilgilerini ekleyin.
Önerilerinizi nasıl uygulamanızı önerdiğinizi açıklamak için raporunuzun ana bölümünü kullanın. Yeni prosedürler veya çözümler ve bunların etkileri hakkında özel ayrıntılar sağlayın. Kimlerin dahil olacağını, ne yapacaklarını, neye mal olacaklarını ve ne kadar süreceklerini açıklayın.
Sonuçlarınıza ulaşmak için araştırmayı veya takip ettiğiniz yöntemleri belirtin. Yararların yanı sıra, yeni prosedürlerin yaratabileceği dezavantajları ve sorunları da dahil edin. Kesin olun, materyallerinizi mantıklı bir şekilde düzenleyin ve adil olun; bu, argümanlarınıza güç katacaktır.
Gerekçe raporunuzu, sonuç ve önerilerinizin kısa bir özeti ile tamamlayın. Bu aşamada yeni bilgiler sunmayın; bunun yerine önerilerinizi destekleyen ana argümanları gözden geçirin. Notunuz için kısa bir kapanış paragrafı yazın.
İpuçları
-
Önerilerinizin avantajlarını vurgulayın ve herhangi bir dezavantajı nasıl aştığını açıklayın. Yazınızı olumlu tutun. Belki, belki ve muhtemelen gibi kelimelerden kaçının. Alternatif çözümleri tartışarak raporunuza denge sağlayın. Son umut verici olduğunu düşündüğünüz tavsiyeyi yerleştirin. Tavsiyelerinizde hangi adımların atılması gerektiğini düşündüğünüz konusunda net olun. Genellemelerden kaçının; açık ol. Önerilerinize güç katmak için her bir öneriyi etkin bir fiil ile tanıtın.
