Tek kaynak gerekçeleri (SSJ'ler), belirli bir parasal eşiğe göre ürün satın almanın (malzeme, ekipman, hizmet vb.) Çoğu kuruluşta, söz konusu öğelerin neden sadece bir kaynaktan gelebileceği konusunda çok yönlü bir açıklama gerektirdiği bir gerekliliktir. Birçoğu SSJ’lerin yazdıklarını çok hantal buluyor ve bunun, satın almak istedikleri ürün olduğunu açıklamanın neden haklı olduğunu anlamıyor. Bununla birlikte, satın alma departmanı, bu ürünlerin neden herhangi bir yetenekli satıcının sözleşmede teklif verebileceği açık ve tam bir rekabet yoluyla tedarik edilemeyeceği konusunda geçerli sebeplere sahip olmalıdır. Çoğu kurum uygun bir SSJ talep etmek için kendi şablonlarına sahip olsa da, bu makalede, bu tür bir satınalma taleplerinin karşılanmasında devralınan temel adımlar açıklanmaktadır.
Söz konusu işlem için belirli bir satınalma siparişi numarası için işlem kelimesini Tek Bir Kaynak Gerekçesi olarak adlandırın ve bu talep için neden tek bir kaynağa ihtiyaç duyulduğuna dair tüm kurumsal politika numaralarını listeleyin.
Öğenin belirli kullanımlarını açıklayın. Maddenin ne için olacağını ve ne yapacağını özellikle belirtin. Söz konusu materyalin destekleyeceği tüm proje numaralarını ve unvanlarını buraya dahil edin.
Maddenin ayırt edici özelliklerini ve neden bu gereklilikleri yerine getirenin tek olduğunu belirtiniz. Bu, mevcut bir sisteme bir eklenti olmayı veya mevcut bir sistemin değiştirilmesini içerebilir. Duruma bağlı olarak telif hakları ve ticari markalar geçerli olabilir.
Bunun yerine başka bir eşitsiz ürün tedarik edildiğinde ne olacağını açıklayın. Kurum zamanına, fonlarına ve projelerin genel olarak tamamlanmasına mal olacak tüm eğitim gecikmelerini, standart işletme prosedürlerinin değiştirilmesini vs.
Diğer satıcılardan başka hangi benzer ürünlerin teklif edildiğini ve neden bu maddelerin önceki adımlarda belirtilen gereklilikleri yerine getirmeyeceğini belirlemek için yapılan çalışmaları özetleyin. Bunun, aşağıdakileri içerdiği açık olması gerekebilir: şirket adları, iletişim bilgileri ve bazı durumlarda geçerli teklifler.
SSJ için birincil irtibat kişisinin adını, unvanını ve iletişim bilgilerini ekleyin (bu, onu yazan kişi olmak zorunda değildir) ve sipariş ile birlikte bir kopyasını ekleyin.
İpuçları
-
Bir SSJ için önerilen kurumsal şablonu her zaman, en uygun şekliyle onay almanın mümkün olması durumunda kullanın. SSJ'leri yazmış olan diğerleriyle konuşun ve başarılı gönderim örneklerini görmek isteyin. Aynı şekilde, başarılı bir başvuru yaptığınızda, bu belgeyi güvenli bir yerde saklayın ve gelecekteki tüm belgeleri temel alın. İstenen ürünlere ilişkin mümkün olduğunca fazla bilgi sağlamak açık bir şekilde önemlidir; satın alımın ne kadar sürede geri dönmesi ve SSJ'nin yaratıcısına soru sorması gerektiği kadar az, eşyaları almak için daha az zaman harcar.
Uyarı
Satın alma süreci genel olarak daha da sertleşiyor ve SSJ'ler daha karmaşık ve külfetli hale geliyor. Bu süreci ciddiye alın ve prosedürlere saygı gösterin ve en iyisini umuyoruz.
