Teklif mektubu yazımı, teklifin kısa mektup formatında hazırlanmasına yönelik bir yöntemdir. Hizmetler için yapılan teklif, potansiyel müşterilerin ikna edici bir şekilde talep edilmesidir. Herhangi bir hizmet teklifi potansiyel bir müşteriye yapılmadan önce önemli araştırmalar yapılmalıdır. Mektup çok genelse veya mektup müşterinin karşılanmayan gereksinimlerini karşılamıyorsa, mektup geri dönüşüm kutusuna hızla sarılabilir. Başarılı bir teklif mektubunun anahtarları, net özlü yazılar ve terimlerin, faydaların ve bütçenin kısaca açıklanmasını içerir.
Hedef müşteriyi belirleyin ve kapsamlı araştırmalar yapın. Halihazırda kullanılan hizmetleri, yıllık olarak ödenen fiyatları ve mevcut hizmetlerden memnuniyet seviyesini içeren geçmiş hizmetlerle ilgili giderleri araştırın. Bu tür bir araştırma, kısa bir arama sırasında benzer sorular sormak için bağımsız bir anket şirketi işe alarak tamamlanabilir. İşletmenizin bu hizmet ihtiyacını nasıl karşılayabileceğini inceleyin. Şirketinizin hizmetlerini başkalarının üzerinde veya genel olarak kullanmanın faydalarını belirleyin.
Teklifinizin kapsamını bir veya iki cümleyle kapsayın. Özet, kuruluşunuzun adını, ne yaptığınızı, ne kadar benzersiz olduğunuzu, müşterilerin hizmetlerinizle ilgili beklentilerini, beklenen fiyatı ve sonuçları içermelidir.
Müşteriye neden yaklaştığını açıkla. Müşteri ile ilgili bildiklerinizi belirleyin, "Geçen yıl doküman yönetim hizmetlerinde 9.000 ABD Doları harcadığınızı anlıyoruz. Bu bilgi, Independent Survey Company aracılığıyla yaptığımız son bir anketten toplandı."
Müşteri için sorunu açıklayın. Çok fazla para ödüyorsa, nasıl ve neden olduğunu açıklayın. Servisleri kullanmıyorsa, neden ihtiyaç duyduğunu açıklayın. Talebinizi kanıtlamak için istatistikler veya çalışma sonuçları sağlayın. Müşterinin hizmetlerinizi kullanmaktan nasıl yararlanacağını belirleyin.
Önerilen hizmetleri gerçekleştirmek için işletmenizin yeteneklerini özetleyin. Kullandığınız tüm metodolojileri, teknikleri, ürünleri, çalışanların beceri seviyelerini ve hizmet sunmadaki temel hedefleri açıklayın. Rakiplerden önemli ölçüde farklı olduğunuzu açıkça belirtin: "Rakiplerimizden daha iyiyiz."
Müşteriye beklenen maliyeti sağlayarak fiyatlandırmayı tartışın. Müşterinin ekleyebileceği ek hizmetleri ve bu ek hizmetlerin maliyetini iletin.
Müşteriye teşekkür ederek mektubu kapatın. Müşterinize mektubunuza yanıt vermesi veya daha fazla bilgi alması için bir ad ve numara listeleyin. Mektubu, şirketteki en yüksek rütbeli otoritenin adı ve imzasıyla imzalayın.
