İç kontrollerin ve işlemlerin belgelenmesi zor olabilir. Karmaşık süreçler anlaşılması kolay bir tarzda sunulur ve bu basit bir iş değildir. İyi bir iş yapmak için hem sözlü hem de yazılı olarak mükemmel iletişim becerilerine sahip olmalısınız. İyi bir dokümantasyon oluşturma adımları, çalışanlarla mülakat, gözlem, değerlendirme ve organizasyonu içerir. Dokümantasyon oluşturmanın önemli bir yönü daha sonra değişiklik yapılmasına izin vermektir. Süreçler değişir ve sonuç olarak belgeler de değişmelidir.
Çalışanlarla görüşün. Bu süreçte ilk adım budur. Varsayımınızı iki kez kontrol etmek için varsayımlarda bulunmayın ve sorular sormayın. Çalışanlardan size ne hakkında konuştuklarını göstermelerini isteyin. Birinin bir kağıdı onaylaması gerekiyorsa, o kağıdı görmesini isteyin. Bazı insanlar bir kayıt cihazı kullanmaktan hoşlanırlar ve daha sonra bilgileri kopyalarlar. Birisi aynı anda pek çok ayrıntıyla birlikte konuşuyor ve süreci gösteriyorsa, bu iyi bir fikir olabilir. "Göster ve anlat" gitmenin yolu.
Çevreni gözlemle. İşlem, istekleri kontrol etmek için fatura eklemekse, örneğin, bunun gerçekten yapılıp yapılmadığını not edin. Çoğu zaman insanlar size belirli bir işlemi yapmanın doğru yolunu söylerler, ancak bu böyle yapılıyor demektir. Gerçeği belgeliyor olduğunuzdan, bu süreci gözlemlemek, görüşme sırasında açık olmayan iyi bilgiler eklemek için değerli olabilir. Dolapları doldurmaya bakın ve insanların masalarında ne tür kağıtlar olduğuna dikkat edin.
Bir sürecin etkinliğini belgelendirirken değerlendirin. Çalışılmadığını veya iki kez gerçekleştirildiğini görüyorsanız, not alınız. İş dokümantasyon süreçlerinize değer katmanın en iyi yolu budur. Bir süreci değerlendirdiğinizde, nesnel olarak bakıyorsunuz ve iyileştirmeler için önerilerde bulunabilirsiniz. Tavsiye yaparken protokolü takip ettiğinizden emin olun. Unutmayın: Önerileriniz nedeniyle süreçler değişirse, yalnızca eski olanı değil gelişmiş süreçleri belgelemeniz gerekecektir.
Dosya belgelerini bağlayıcılarda ve çevrimiçi olarak klasörlerde. Belgeleri standart hale getirmek için şablonlara sahip olmak, okunmasını kolaylaştırmaya yardımcı olur. Her ciltçi veya klasör, bir alan hakkında bilgi içeren bir dizine sahip olmalıdır. Örneğin, süreci belgeleyen açıklamaları ve akış çizelgelerini dosyalayabileceğiniz Borçlar Hesapları hakkında bir cildiniz olabilir. Bordro hakkında bir başka cildiniz ve Alacak Hesapları ile ilgili başka bir hakkınız olabilir. İşlemlerle ilgili belgeleri ayırmak, kullanıcıların bilgi bulmalarına yardımcı olabilir. Belgelendirme sırasına, öndeki içindekiler tablosuna vb. İlişkin tüm bağlayıcılarda aynı organizasyona sahip olun. Değişikliklerin yapılması ve belirli bir maddenin hızlı bir şekilde bulunması gerektiğinde bu çok önemlidir.
İpuçları
-
Belgelerinizi oluşturmak için Word veya başka bir program kullanın.
Yazarken ve organize ederken size zaman kazandırabilecek, sektörünüze özgü dokümantasyon yazılımlarını düşünün. Netliği artırmak için hem anlatılar hem de akış çizelgeleri yapmayı düşünün. Jargon veya baş harfleri kullanmaktan kaçının
Diğer hususlar şunlardır: Kısa cümleler yazın ve pasif seslerden kaçının; süslemeyin ya da hükümleri ima etmeyin. Örneğin, güzel resepsiyonist hakkında yazmayın. Resepsiyonist hakkında yaz. Gerçek kişilerin adlarını kullanmayın - daima konum adlarını kullanın ve bunları belgeler boyunca tutarlı tutun; Bir yönetici veya amirin doğru olduğundan emin olmak için belgelerinizi okumasını isteyin; ve dokümantasyondaki gizli bilgilere dikkat edin. Çek imza örnekleri göstermeyin veya içerisinde gizli bordro bilgileri göstermeyin.
Uyarı
Dokümantasyonunuzun kullanıcılarının farkında olun. Sadece iç insanları değil aynı zamanda denetçileri ve diğer paydaşları da içerebilirler. Bu çok görünür. Bu nedenle, çalışmanızın utandırıcı dilbilgisi veya yazım hatası yapmadığından emin olun.
