Bordro işleme, sağlam matematik ve problem çözme becerileri gerektiren ayrıntılı bir iştir. İşveren veya bordro personeli, tüm çalışanların maaşlarının doğru ve zamanında olduğundan emin olmalıdır. Birçok durumda, şirket içindeki herkesin bordro işleme prosedürlerini anlamasını sağlamak için yöneticiler ve amirlerle etkileşime girmeleri gerekir. Görevlerini verimli bir şekilde yerine getirmek için, bordro personeli, kritik bordro bilgilerinin dokümantasyonunu içeren, düzenli bir bordro sistemi geliştirmelidir.
Bordro İşlemlerini Belgelemek
Belge zaman saati ve zaman çizelgesi prosedürleri. Saatlik çalışanı olan birçok şirket, bir zaman saati açmalarını ister; diğerleri bir zaman çizelgesi tamamlamalarını ister. Saatlik çalışanların aldığı ücret, zaman çizelgelerinde gösterilen saatlerine dayanmaktadır; Bu nedenle, uygulanmakta olan herhangi bir zaman saati veya zaman çizelgesi değişikliği tüm çalışanlara yazılı olarak bildirilmelidir. Yöneticilere / süpervizörlere bir not gönderebilir veya değişikliklerin basılı bir halini onlara verebilirsiniz. Yöneticiler / denetçiler, çalışanlarına gerekli değişiklikleri iletmekten sorumludur.
Yıllık bordro takvimi yazdırın. Her yılın bitiminden önce, bordro işlemesinin gerçekleşeceği tarihleri belirlemek için gelecek yılın tarihlerini dikkatlice kontrol edin. Resmi tatil günlerini, resmi tatil günlerini ve diğer şirket tatillerini not edin. Zaman çizelgesi ve bordro değişikliklerinin gönderim tarihlerini ve gerçek ödeme tarihlerini vurgulamak için farklı renkler kullanın. Profesyonel bir baskı şirketi bu takvimlerin basılmasında size yardımcı olabilir. Bordro takvimini tüm yöneticilere / denetçilere dağıtın.
Bordro departmanı için standart bir bordro işleme kitapçığı bulundurun. Kitapçık, tüm bordro işleme adımlarını içermelidir. Örneğin, şirketinizde iki haftada bir ödeme planlaması varsa, kitapçığı, iki haftada bir bordronun işlenmesinin ödeme döneminin başından sonuna kadar tam olarak nasıl gerçekleştiğini belirtecek şekilde formüle edin. Bu adım özellikle yeni bordro personeli yetiştirilirken etkilidir.
Bordro işleme kitapçığına raporlama ve kontrol işlemleri işlemini dahil edin. Maaş çekleri yazdırıldıktan veya doğrudan mevduat dosyasının bankaya iletilmesi gerçekleştikten sonra, maaş bordrosu işlemi hala tamamlanmadı. Bordro kayıtlarını ve vergi raporlarını basmak ve dosyalamak gibi bu adımları ve maaş çeklerini / taslaklarını teslim edeceğiniz kişilerin adlarını belgeleyin. Bilgi zamanla değiştikçe, kitapçığı güncelleyin ve bordro departmanındaki herkesin bir kopyası olmasını sağlayın.
Bordro personelinin her bir üyesinin rolünü anladığından emin olun. Bordro işleme sırasında sorumluluklarının farkında olmalarını sağlamak için kendilerine özgü iş görevlerinin bir kopyasını belgeleyin ve onlara verin.
