Faturalama sistemi, işletmenin alacak alacaklarının kalbidir. Faturalar satılan ürün veya hizmetlere göre hazırlanır. Faturadaki veriler, diğer işletme kayıtlarının yanı sıra satış dergilerine, müşterilerin hesap kayıtlarına, alacak bakiyelerine ve nakit hesap dergilerine karşılık gelir.
Elektronik ve Manuel
Faturalama için kullanılan yazılım sistemleri, küçük işletmelerin faturaları yazdırmadan önce ilk verileri girmelerini gerektirir. Her sistem farklı değişkenler ister ve kullanıcıyı neye ihtiyaç duyulacağı konusunda yönlendirir. Sistem daha sonra verileri elektronik olarak alacak hesaplarına entegre edecektir. Buna karşılık, manuel bir sistem kurarken, küçük işletme sahibi veya muhasebeci neyin gerekli olduğuna karar verir ve bunu muhasebe sisteminin bir parçası olarak formüle eder. Küçük işletmenin hizmet sağlayıp sağlamadığı veya ürün satıp satmadığına bakılmaksızın, bir faturalandırma sistemi kurmanın ön adımlarından biri, iletişim bilgileri gibi temel hususlara ek olarak faturaya nelerin dahil edileceğini belirlemektir.
Numaralandırma sistemi
Her fatura, kronolojik satış sırasına veya müşteri numarasına göre benzersiz bir kimlik numarası içermelidir. Her iki şekilde de küçük işletme sahibi seçer, bu benzersiz numaralar ileride belirli bir faturaya başvurmak için kullanılabilir.
Fatura vücut
Faturanın açıklama bölümünde, muhasebeci faturalandırılmış belgenin tam olarak ne olduğunu bilmesi için ayrıntılı bilgileri eklemek isteyecektir. Örneğin, basitçe "servis çağrısını" belirten bir servis faturası müşteri veya küçük işletmenin daha sonra başvurmak için kullanması için fazla belirsizdir. Bununla birlikte, açıklama "Değiştirilen filtreler; temizlenmiş fanlar; test edilmiş ateşleme" gibi daha spesifik bir şey söylerse, hem müşteri hem de servis sağlayıcı yapılan işi tam olarak bilir. Servis başına veya saatlik ücret alınırsa, bu detay açıklamaya dahil edilmelidir. Fatura ürünler için olduğunda, birim başına miktar ve fiyatı ekleyin. Bu bilgi satış dergisindeki girişlere karşılık gelir.
Kredi koşulları
Müşterilere sunulacak kredi koşullarını belirleyin ve bunu faturaya ekleyin. Örneğin, ödemenin derhal yapılması bekleniyorsa, faturanın "Alınmasından dolayı net" ibaresini taşıması gerekir. Satış sürecinde, müşteriye ödemesi gereken 30 günü olduğu söylenirse, bunu faturadaki son tarih olarak belirtin.
Hepsini bir araya getirmek
Faturalama sistemi muhasebe sürecinde uygun yere oturduğunda tamamlanır. Faturalar hazırlandıktan sonra, alacak hesapları tahsil etme zamanı gelmiştir. Her faturanın bir kopyası müşteriye gönderilir ve işletme bir kopyasını saklar. Faturalanan tutar, satış günlüğünde müşterinin hesabına kaydedilir. Ödeme alındığında, miktar satış günlüğündeki müşterinin hesabından düşülür ve işletmenin nakit hesabına eklenir. Ayın sonunda, küçük işletme sahibi, ödenmemiş faturaları ve "vadesi geçmiş" olarak işaretlenmiş faturanın ikinci bir kopyasını göndermek gibi ödemeye devam etme gerekliliğini not etmek için hesapları inceleyebilir.
