Bunu hayal edin: bazı gereçleri sipariş etmek için tedarikçiyi arayın ve onaylamak için bir e-postayla vurun. Sorun şu ki, size dört yerine beş dava gönderiyorlar ve beklediğinizden daha büyük bir fatura veriyorlar. Bu satıcının hesap vermesini sağlamak için yasal bir şeyiniz olmadığından, geri gelmeniz pek mümkün değil. Sinirlenip ödemeyi kesmekle tehdit edebilirsiniz, ancak hepsi dağınık ve ilişkinizi mahvedebilir. Ne yapalım? Gelecekte, bir satınalma siparişi sistemi uygulamayı düşünebilirsiniz. PO'lar, iş satın alımlarını kontrol etmede, siparişleri takip etmenize ve yapılan iş için ödemeleri yönetmenize yardımcı olan önemli bir rol oynar.
Satınalma Siparişi Nedir?
Bir satınalma siparişi, mal ve hizmet siparişinin resmi onayıdır. Bir işletme ile tedarikçileri arasında bir sözleşme olarak hareket eder, bu yüzden tedarikçi tam olarak ne sipariş edildiğini bilir ve işletme tam olarak hangi ürün ve hizmetlerin teslim edileceğini ve hangi tarihte verileceğini bilir. Bir tedarikçi satınalma siparişini kabul ettiğinde, iki taraf arasında yasal olarak bağlayıcı bir sözleşme yaratır. Böylece, hiçbir zaman ihtiyacınız olmayan fazladan bir alet kutusu ile sıkışıp kalmazsınız ve tedarikçi korunur çünkü artık mal ve hizmetlerin sipariş edildiğine dair yasal kanıtı vardır. Bir satınalma siparişi yaratmadıysanız, müşteriden bağlayıcı bir sipariş olmaz.
Satınalma siparişleri nasıl görünüyor?
Satınalma siparişleri faturaya çok benziyor. Tek fark, satıcı onları değil alıcıyı yaratmasıdır. Genel olarak, bir satınalma siparişi aşağıdaki bilgileri içerecektir:
- Alıcının şirket bilgileri.
- Kargo / fatura adresi
- Tedarikçinin şirket bilgisi.
- Siparişin ayrıntıları - ürün, miktar, fiyat ve teslim tarihi.
- Satınalma sipariş tarihi
- PO Numarası.
Ödemenin ne zaman yapılması gerektiği gibi siparişle ilgili de özel koşullar olabilir. Birçok işletme, tutarlılığı sağlamak için doldurulmuş genel bilgiler içeren standart bir satınalma siparişi belgesi yaratır.
Satınalma Siparişi Numarası Nedir?
Satınalma siparişinde eklemeniz gereken bir ürün varsa, bu PO numarasıdır. PO numarası, teslimatları geldiklerinde satın alımlarla eşleştirmenizi kolaylaştıran benzersiz bir referans numarasıdır. Bunları kullanmak, fatura işlemlerinizi hızlandırmalıdır çünkü belirli siparişlerde ödemelerin ne zaman yapıldığını kolayca izleyebilirsiniz. Karşılık gelen bir PO’ya sahip olmayan faturalara ödeme yapamayacağınız için ayrıca hatalı ödeme riskini de en aza indirir.
İşte bir örnek. Yeni bir dosya dolabı setine ihtiyacınız olduğunu varsayalım. Dolaplar için ebat, miktar ve spesifik gereklilikler ile bir satınalma siparişi yaratır ve bunu üreticiye gönderirsiniz. Üretici satınalma siparişini onayladığında, iki taraf arasında yasal bir sözleşme yaratır. Üretici size dolapları gönderecek ve ödenecek toplam tutar için bir fatura gönderecektir. Bu fatura PO numarasına referans verecektir. Böylece, faturayı aldığınızda, iki belgenin eşleştiğinden emin olmak için satınalma siparişine karşı kontrol edebilirsiniz. Eğer yaparlarsa, devam et ve öde. Olmazlarsa, birileri araştırmanız gereken bir hata yaptı.
Bir Satınalma Sipariş Sistemini İşinize Nasıl Entegre Edersiniz?
Daha önce hiç PO kullanmadıysanız, Microsoft Word'de veya muhasebe yazılımınızda bir satın alma siparişi şablonu oluşturmak kadar basit olduğunu düşündüğünüz için affedilirsiniz. Bu seçenekler fiziksel bir satınalma siparişi belgesi oluşturmak için harikadır, ancak bir PO sistemini işinize entegre etmeden önce düşünmeniz gereken bazı ek şeyler vardır:
Satın alma işlemini kim yapıyor?
Bir birincil satınalma siparişi yöneticisi, satınalma siparişi sistemini kontrol etmelidir. Bu, satın alımınızı merkezileştirecek ve size ne kadar para harcandığının net bir kaydını sağlayacaktır. Bir PO oluşturulduktan hemen sonra, yönetici maliyeti hemen şirket bütçesine dahil edebilir. Temel olarak, genel personelin elinden kredi kartı alarak başlayacaksınız.
Bir talepte bulunma süreci nedir?
Her PO süreci bir talep ile başlar. Bu, çalışanların mal veya hizmet satın almaları gerektiğinde yaptıkları bir satınalma siparişi talebidir. Tüm personel üyelerinin daha sonra kullanması gereken standart bir talep şablonu oluşturmanız gerekecektir. Birçok küçük işletme personelinin, taleplerini basitçe bir yöneticiye e-posta ile göndermelerine izin verir, bir bütçe ayırmak, satın alma için onay almak ve gerekli PO'yu yükseltmek için yöneticiyle irtibat kuracaktır.
Bir talep sistemi eklemek, personelin satın almadan önce merkezi bir başparmak almasını sağlar, böylece hiçbir şey çatlaklardan kayamaz. Yakında, çalışanların malzemeleri nasıl kullandıklarını ve spot satın alma modellerini nasıl kullandıklarını izlemek için yeterli veriye sahip olacaksınız, örneğin bir tedarikçiden indirimli hacim alım fırsatları var mı?
PO'yu nasıl kaydedeceksiniz?
Yöneticiler daha fazla tartışma için bir talebi onaylamayı, reddetmeyi veya işaretlemeyi seçebilirler. Talep onaylandıktan sonra, PO yöneticisi siparişe bir PO numarası tahsis etmelidir - istediğiniz herhangi bir alfa-sayısal kodu kullanabilir - ve onu bir PO kaydına kaydedebilirsiniz. Bir kayıt defteri tutmak, toplam alışveriş yapmayı sürdürmenizi sağlar. Bir isteğin etkisini onaylamadan önce görebilirsiniz ve bir PO yükseltildiğinde bütçenizi güncelleyebilirsiniz. Aynı zamanda, denetim yollarının kilit bir parçası olup, gelen malzemelerle giden ödemeler arasında tutarsızlık olmamasını sağlar.
Satıcıları nasıl yöneteceksiniz?
Elbette, tedarikçilerinize bir PO sistemine geçmekte olduğunuzu bildirmeniz gerekir. Bu, satıcılarla iletişim kurmak ve mallar için herhangi bir ödeme yapmadan önce bir satın alma siparişi vereceğinizi bildirmek kadar basittir. PO'yu satıcıya nasıl ulaştıracağınız size kalmış - çoğu zaman, yönetici doğrudan alıcıya e-posta gönderecektir.
Satıcı satın alma siparişinizi aldıktan sonra, teslim edilecek malları hazırlamadan önce hatalar için dikkatlice kontrol etmelidir. Daha büyük birçok satıcı PO destekli satın alma işlemlerinde kullanılır ve bir PO olmadan satın almaya çalışırsanız hesabınızı işaretleyecek sistemler kurulur.
Fatura ödemelerini Posta Kaydı ile nasıl bağdaştıracaksınız?
Güncel bir PO kaydı tutuyorsanız, faturaları veya kredi kartı beyanlarını satın alma siparişine karşı uzlaştırmak özellikle zor veya zaman alıcı değildir. Sadece bir PO ile kaydedilmemiş herhangi bir satın almayı işaretlemek istiyorsunuz. Ardından, gelecekte fazla alımları ortadan kaldırmak için bir eğitim personeli vakası var.
Satınalma Siparişi İşlemini Otomatikleştirmelisiniz?
İşleri manuel yapmak yerine, küçük işletme sahipleri için bazı satın alma yazılımlarına yatırım yapmayı seçebilirsiniz. Bu sistemler taleplerinizi ve rutin onaylarınızı otomatik hale getirebilir ve otomatik olarak PO'lar oluşturabilir, bu da her şeyi çok daha zor hale getirir. Ayrıca, satın alma belgelerinizi tek bir merkezden, her yerden erişilebilen tek bir merkezden yönetiyorlar ve böylece hareket halindeyken satın alma siparişlerini yönetmeyi kolaylaştırıyor. Bazı sistemler, satınalma taleplerini çalışanlarınız için daha kolay ve daha uygun hale getirmek için tedarikçi kataloğu gibi başka kullanışlı özelliklere sahiptir.
Platformlar uzun oldukları kadar geniştir ve seçenekleri daraltmanıza yardımcı olacak çevrimiçi birçok inceleme sitesi bulunmaktadır. Her zaman olduğu gibi demolardan ve ücretsiz deneme sürelerinden yararlanın, bu yüzden satın almadan önce doğru kararı verdiğinizden emin olursunuz.
