Toplantı tutanakları, toplantıdaki katılımcıların ve tartışılan konuların organize kaydıdır. Tutanaklar, tartışmalar ve kararların yararlı bir referansı ve ayrıca iç öneriler için destekleyici bir belge görevi görür.
İçerdiği Öğeler
Toplantı tutanaklarının açılması katılımcıların bir listesini içerir. Ayrıca toplantının tarihini, saatini ve ayarını da not eder. Toplantı devam ederken, tartışmalar için konular sunulur ve bazen oylanır veya karar verilir. Takip dakikaları, her konuyla ilgilenen katılımcılara atıfta bulunmaktadır. Tutanaklar ayrıca tartışma için sunulan fikirleri ve her kilit düşünceyi kimin sunduğunu da not eder. Oylar ya da kararlar, yönlendirilmiş eylem adımlarıyla birlikte dakikalar içinde de dahil edilmiştir.
Toplantı Türleri
Gayri resmi çalışma grubuna veya komite toplantılarına katılanlar genellikle kendi notlarını alırlar. Bir üye toplantının incelemesini diğer katılımcılara dağıtabilir. Ancak, organize ve yapılandırılmış toplantı tutanakları normalde sadece daha resmi toplantılar için kullanılır. Tutanaklar genellikle organizasyon komitesi toplantıları, yönetim kurulu toplantıları, resmi kurum ya da ofis toplantıları ve halka açık toplantılar için tutulur. Bir sekreter veya idari personel genellikle not alır ve tutanakları hazırlar.
Referans Kullanımı
Çalışma grubu veya komite üyeleri sıklıkla toplantı tutanağını referans olarak kullanırlar. Tutanaklar her bireyin, alınan kararları yerine getirmedeki rolleriyle ilgili rehberlik eder. İşbirlikçi ortamlarda dakikalar ayrıca liderlerin her bir kişiyi rolünden sorumlu tutmasına yardımcı olur. Bir takım üyesi kararlaştırılmış bir eylemde bulunamazsa, bir lider tarafından azarlanabilir. Hükümet veya kamu kuruluşlarının toplantı tutanakları ayrıca kamu kurumlarının hizmet verdikleri nüfusa bilgi aktarma ve resmi işlerin kaydını tutma yükümlülüğünü de yerine getirir.
Belge Kullanımı
Bazı durumlarda, toplantı tutanakları da destek belgesi olarak kullanılır. Organizasyon komiteleri sık sık sorunları, kararları ve eylemleri tartışır ve daha sonra daha büyük bir kurul veya kuruma resmi bir öneride bulunur. Komite tarafından yapılan konuşmaları göstermek için tutanaklar genellikle başvuruya eklenir. Örneğin, bir kolejde, okullar veya eğitim programı bölümleri, genellikle müfredat önerilerini desteklemek üzere danışma komitesi toplantı tutanağı sunar.
