Tüm toplantıların "Robert'in Düzen Kuralları" nı kesinlikle takip etmesi gerekmese de, önceden planlanmaları ve belirli bir gündemde kalmaları gerekir. Bir toplantıda meydana gelebilecek en kötü şeylerden biri, liderin katılımcıların kontrolünü kaybetmesi ve tartışmaların sayısız yöne gitmesidir. Bu gibi durumlarda, çok az veya hiç bir şey yapılmaz ve toplantı tam bir zaman kaybı ve toplantıya karşı bir işaret oluşturur.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Gündem
-
Kağıt yastıkları
-
Kurşunkalem
-
Görsel işitsel materyal ve ekipmanlar
Yalnızca bir madde ele alınsa bile, belirli bir gündem planlayın. Rapor verecek herkese bolca uyarı verin. Gündem herkese toplantının yapılmasının nedenini ve nihai amacını açıklar. Gündemde ayrıca bir zaman dilimi olmalıdır, böylece katılanlar günlerinin kalanını nasıl planlayacaklarını bilirler.
Katılımcılara toplantıdan birkaç gün önce görüşülecek belgelerin bir kopyasını verin. Rapor hakkında konuşmaya ve düşünceleri ve yorumları ile birlikte gelmelerine hazırlıklı olmalarını isteyin. Başkaları tartışırken hiç kimsenin kağıdı okumasını istemiyorsunuz.
Toplantıya katkıda bulunan her kişiye teşekkür ederiz. Mevcut olan her bir kişiden girdi almaya çalışın ve her birinden kişisel bir yorumu ile katılımları için teşekkür edin.
Katılımcıların her birine toplantı boyunca verilen ana noktaları içeren bir takip notu gönderin. Notların alındığı resmi bir toplantıysa, her kişi grubun bir dahaki görüşmesinden önce incelemesi gerekir.
İpuçları
-
Bir kişinin her toplantıya geç gelmesine izin vermeyin. Bir veya iki defa geç kalmak tamam, ama her seferinde saygısızlık gösteriyor.
Uyarı
Toplantı gündemde belirtildikten sonra on dakikadan daha fazla sürecek gibi görünüyorsa, devam edip etmemek konusunda tekrar oy verin.
