Toplantı Nasıl Yapılır: 7 Tavsiye

Bir toplantıya liderlik etmek her zaman kolay değildir. İnsanlar toplantıları sevmedikleri, atlamadıkları ve katılırken dikkat etmedikleri için ünlüler. Bir toplantıya öncülük etmeniz gerekiyorsa, birkaç sağduyulu adım uygulamak, katılımcılarınız arasında toplantınızın değerli ve etkin bir şekilde sonuçlanacağı sonucunu sağlayacaktır.

Toplantının tarihini ve saatini önceden açıklayın; böylece katılımcılar programlarını açık tutabilirler. Ayrıca, önceki gün bir e-posta hatırlatıcı gönderin. Son olarak, interkom hakkında 15 dakika önce yapılan bir duyuru faydalı olur. Bu, katılmayı unutan birinin olasılığını en aza indirir.

Zamanında başla. Bu dakik insanlara saygı gösterir. Hiç değilse, geç gelenlerin bir selam ile onaylayın. Toplantı sırasında gecikmeden söz edilmesine gerek yoktur.

Teknolojinizi önceden düzenleyin ve her şeyin çalışır durumda olduğundan emin olun. Katılımcılar için 15 dakika boyunca dizüstü bilgisayar bağlantınızla mücadele ederken izlemekten daha kötü bir şey olamaz.

Gündemi yapın, mümkün olduğunca kısa tutun ve buna bağlı kalın. Gündemi önceden e-posta ile gönderin, böylece katılımcılar düşünebilir. Toplantıda, bir kişi gündemden uzaklaşırsa, "Bir sonraki toplantımız için bu endişeyi gündeme getirmeyi düşünelim" deyin.

Toplantınızın amacının çok net olduğundan emin olun. Gündem bu konuda yardımcı olmalı, ancak daha fazla açıklığa kavuşturmanız gerekir. Amacınızın bir sorunu çözmek mi, seçenekleri tartışmak mı yoksa eğitim mi yapmak olduğunu anladığınızdan emin olun. Herkesin tam olarak neden bulunduğunu bildiğinden emin olun.

İnsanların farklı şekillerde öğrendiklerini unutmayın. Puanlarınızı iletmek için çeşitli medya araçları (görsel, işitsel, hatta fiziksel aktiviteler) kullanın.

İnsanlardan, konuyla ilgili edindikleri ek fikirleri yazmalarını ve toplantı sonunda yola çıkmalarını bir yığın halinde bırakmalarını isteyin. Daha sonra, her katılımcıya toplantı tutanağının bir kopyasını ya da onun yerine e-posta gönderin.