Tek bir işletmenin operasyonları sorunsuz bir şekilde sürdürmek ve çalışanları mutlu etmek için çeşitli pozisyonları olabilir. Bu pozisyonlardan ikisi sekreter ve büro yöneticileridir ve sorumluluklar, kapsam, eğitim ve maaş bakımından büyük farklılıklar gösterir. Bir ofis müdürü iç operasyonlarla yakın çalışsa da, sekreter genel sekreter resepsiyon görevlerinde bulunursa, hem yöneticilere hem de şirkete hizmet eder.
Sekreterlik Görev Tanımı
Sekreterler, ofis yöneticilerine veya yöneticilerine destek veren ve temel resepsiyon görevlerini yerine getiren iki temel rol üstlenir. Telefonları yanıtlar, toplantı ve randevuları planlar, yöneticiler ve yöneticiler adına raporlar veya belgeler yazar, gelen ve giden posta postalarını ele alır ve gerektiğinde yazılım belgelerini günceller. Yasal görevliler yasal istemcilerden gelen soruları yanıtlayabilir ve tıbbi bir ortamda hasta klasörlerini güncelleyebileceğinden, asıl görevler söz konusu konuma bağlı olarak değişebilir.
Büro Müdürü iş tanımı
Bir ofis yöneticisi, çalışanların ofis ortamında denetlenmesi ve yönlendirilmesinden sorumludur. Büro yöneticileri, işletmenin hedeflerini ve verilen departmanı bilir, bu nedenle çalışanlar tarafından gerçekleştirilen tüm çalışmaların iş yönergelerini, hedeflerini ve standartlarını karşıladığından emin olmalıdırlar. Bazı yöneticiler görevleri, görevleri ve projeleri belirli bir bölümde çalışanlara devreder. Büro yöneticileri ayrıca muhasebe departmanı tarafından belirlenen bütçelere uymalı ve planlanan son tarihlere uymalıdır.
Egitim gereksinimleri
Bir sekreter genellikle lise diplomasına sahiptir. İşle ilgili ek eğitim sağlanmakta, böylece sekreter işin iç işleyişini öğrenmekte ve eğitim döneminde bilgisayar sistemini kullanmaktadır. Yasal ve tıbbi sekreterler, Ulusal Hukuk Sekreterleri Birliği'nden veya Uluslararası İdari Profesyoneller Birliği'nden ek sertifika isteyebilir. Ofis yöneticileri genellikle ofis yönetimi veya idari hizmetler veya destek alanlarında lise sonrası eğitime sahiptir. Ortaöğretim sonrası eğitim lisans derecesi veya önlisans derecesi içerebilir.
Maaş Farklılıkları
ABD Çalışma İstatistikleri Bürosu tarafından yayınlanan maaş bilgisine göre, ofis yöneticileri geniş bir eğitim geçmişine sahip olduklarından ve bir ofisteki diğer çalışanları yönettiğinden, sekreterlerden daha yüksek maaş alıyorlar. 2008 yılı itibariyle ofis yöneticileri ve çalışan süpervizörleri yılda yaklaşık 45.790 dolar kazanırken, sekreterler 2010 yılı itibariyle ortanca 25.240 dolar kazanmıştır.
