İş dünyası uzun, sıkıcı ve başıboş toplantılarla doludur. Toplantınız odaklanmış ve konuya odaklanırsa, katılan herkes bunu takdir edecektir. Haftalık bir personel toplantısı ya da bir endüstri konferansı olsun, planlama ve hazırlık verimli bir oturum veya sıkıcı birkaç saat arasında bir fark yaratabilir.
Hedefim var
Toplantı yapmak için bir nedeniniz varsa toplantı daha hızlı hareket eder ve daha odaklanır. Haftalık düzenli bir toplantı olsa bile, belirli bir hedefiniz varsa daha verimli olacaktır. Ele almak istediğiniz konulara değinen bir gündem hazırlayın. Gündeme sadık olun: Birisi ilgisiz bir konu bulursa, toplantı bittikten sonra sizinle bu konuda konuşmalarını söyleyin.
Seçmeli olarak davet et
Orada olması gerekmeyen insanları davet etmeyin. Birinden ihtiyaç duyduğunuz tek şey en son projesiyle ilgili bir güncelleme ise, bunu bir e-posta ile alabilirsiniz. Toplantıyı makul bir boyutta tutmak işleri daha düzenli ve odaklanmış tutar. Aynı zamanda daha fazla insanı verimli işler yapmak için özgürleştirir.
Katılımcılarınızı Hazırlayın
Toplantıdan önce gündeminizi gönderin, böylece ne olacağını herkes bilir. Toplantıyı yeni bir gelişmeyle uğraşmaya çağırırsanız - yasada bir değişiklik, bir proje gecikmesi - gündemle ilgili arka plan bilgilerini içerir. Bu şekilde herkes hızlandıracak ve gelişmeye hitap etmek için toplantıda daha fazla zamanınız olacak.
Doğru Alanı Bul
Katılan herkesin rahatça oturabileceği kadar geniş bir oda bulun. İnsanları sandalyeye sıkıştırmak veya avlamak rahatsız edici, rahatsız edici ve hazırlıksız görünmenize neden oluyor. Odanın ihtiyacınız olan herhangi bir donanıma sahip olduğunu ve çalışır durumda olduğunu onaylayın. Bu özellikle toplantı bir slayt gösterisi sunumu içeriyorsa veya birileri telefonla veya video konferansla katılacaksa önemlidir.
Toplantıyı Yönet
Gündemler sihir değil. Çok sayıda toplantı bir hedefle başlar, sonra katılımcılar teğetlere saparlar. Eğer ev sahipliği yapıyorsanız, gemiyi tekrar parkura yönlendirmek size kalmıştır. Konuklarınız müşterileri veya üst yönetimi içeriyorsa, bunu hassas bir dokunuşla yapmanız gerekecek, ancak yapılması gerekiyor. Toplantıyı planlanan saatte bitirin.
İnsanların Rahatlamasına Yardım Edin
Bu kadar sıkı bir toplantı yapmak istemezsiniz, herkes kendilerini boot kampındaymış gibi hisseder. Atıştırmalıklar ve alkolsüz içecekler temini için düzenleme yapın. İnsanlar doğal olarak birbirlerini yakalamaktan zevk aldıklarından, küçük konuşma için başlangıçta biraz zaman verin. Eldeki işi ertelediği noktaya gelmesine izin vermeyin.
