Çalışanların toplantılara katılımı genellikle bir şirketin işgücüne tutarlı mesajlar göndermek ve personel üyelerinden yeni ve yaratıcı fikirler çıkarmak için önemlidir. Çalışanları toplantılara katılmaya ve katkıda bulunmaya teşvik etmek, ancak özellikle isteğe bağlı olduklarında, her zaman kolay bir iş değildir. Çalışanları hem bilgilendirmek hem de desteklemek için bazı adımlar atmak ve atılan bazı eğlenceli aktiviteler, iknada yardımcı olabilir. Başarılı toplantıların bir sicili ile çalışanların gelmeye gönüllü olmaya başlayabildiğini görebilirsiniz.
Toplantıyı, çoğu çalışanın katılabileceği bir zamanda ve uygun bir yerde planlayın. Zamanlama çatışmaları çoğu zaman toplantıya katılmanın önünde bir engel oluşturur. Bu engelin kaldırılması ve toplantı alanına erişimin kolaylaştırılması, çalışanların toplantıya gitmediklerinden alıntı yapabilmelerinin iki nedenini ortadan kaldırır. Toplantının konusu acil değilse, çalışanların müşterileri veya projeleriyle meşgul olmadıkları zaman, yılın yavaş bir zamanı için planlayın. Bu şekilde sadece çalışanların katılımını sağlamakla kalmaz, aynı zamanda dikkatlerini de alırsınız.
Toplantının değerini çalışanlara vurgulayın ve bu konuyu önceden bilgilendirin. Herkese ayrıntılı bir gündem dağıtın ve çalışanların katkısını isteyen noktaları vurgulayın. Girdilerin kısmen ve meslektaşlarının kısmen geleceğini bilmeleri durumunda, çalışanların bir toplantıya katılması daha muhtemel olacaktır. Çalışanların etkili katkı yapması için gereken tüm bilgileri gündeme ek olarak ekleyin.
Çalışanların katılmaktan zevk aldığı ve girişleri sırasında dinlendiği etkili toplantılar geçmişi oluşturun. Bu tarih, çalışanları gelecekte bir toplantıya katılmaya ikna etmeyi kolaylaştıracak. Tartışmalar sırasında çalışanları dinleyin ve toplantı sonrası tutanaklarına yorumlarını ekleyin. Bir çalışanın önerdiği bir şeyin sonucu olarak değişiklik yapılmışsa, bunu bilinir hale getirin. Tüm çalışanların yorumları daha sonra kullanılmasa bile, çalışanların duyulduğunu görebilmeleri için kamuya açık olan dakikalardaki tüm katkıların genel yapısını kabul edin.
Toplantılar sırasında uygulamalı faaliyetler dahil edin, böylece hız değişikliği katılmaya teşvik edici davranır. Şirketin yazılımının yeni bir sürümünde bir eğitim oturumu sunulursa, oturum sırasında genel bilgi ve pop-kültür trivia soruları sorun ve doğru cevaplar için şeker parçaları gibi ödüller verin. Konuyla ilgilenmeyi tercih ediyorsanız, toplantı katılımcılarının gruplara ayrılmasını ve öğrendiklerini yapan alıştırmalar üzerinde çalışmasını sağlayın. Önce biten gruba ödüller verin.İnsanları ilgilendirmek için oyunlar ve aktivitelerle yaratıcı olun.
Atıştırmalıklar ve hatta kapı ödülleri gibi toplantılara katılmak için teşvikler sunun. Bazen çalışanların bir toplantıya katılmaları için dağıtılmış bir gündemde sunulan "ikramlar" satırı yeterlidir. Biraz fazladan itme ihtiyacı duyanlar için, bazı şirketlerin yağmalamalarını eve götürme şansı işe yarayabilir.
