Toplantı sırasında görevler atanır ve toplantı dışında tamamlanırsa, herhangi bir toplantı veya proje daha başarılı olur. Toplantı eylemleri için basit bir 3W formülünü (Ne, Kim ve Ne Zaman) takip ederek, toplantı zamanı ve zamanında dışarıda verimli çalışma yapma şansı artar. Uygun eylem ataması, takip ile ilgili sorunları azaltabilir. İyi eylem ataması, sorunlara iyi fikirlerin ve çözümlerin test edilmesinde ve toplantı sırasında alınan kararların uygulanmasında yardımcı olacaktır.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Kağıt veya marker kurulu
-
Kalem veya Kuru Silme İşaretleyicileri
Toplantının sona ermesinden önce, toplantı sırasında tespit edilen eylemleri doğrulayın ve ayrıca ek görevlerin gerekli olup olmadığını belirleyin. Eylemlerin ne olduğu ile başlayın. Gruba sor, "Harika proje sonuçları elde etmek için ne yapmamız gerekiyor?" Bu, grubun ne yapılması gerektiğini ve bunun proje veya ekip için neden önemli olduğunu anlamasına yardımcı olur. Eylem maddesini ifade ederken, eylem fiillerini kullandığınızdan emin olun ve eylemin doğru bir şekilde tamamlandığını düşünmek için gerçekte neyin gerekli olduğuna dair ayrıntılı bilgi vermeye hazır olun.
Ardından, gruba “Bu eylemleri yapacak en iyi insanlar kim?” Grubunu sorarak her eylemi gerçekleştirecek. Her eylem birisine verilmelidir, aksi takdirde yapılmayacaktır. Bu, atanan eylemi gerçekleştirmek için gereken tüm faaliyetlerden sorumlu ve hesap vermeyi kabul eden bir ekip veya proje üyesidir. Eylem en iyi kalifiye kişi veya bir alt takıma atanabilir veya toplantıdaki bir kişi eylemi yapmak için gönüllü olabilir. Eylem, toplantı dışındaki bir kişiye atanırsa, toplantıdaki birinin, toplantıda bulunmayan kişiye atanan eylemi açıklamaktan sorumlu olması gerekir.
Harekete geçmeden ve toplantıyı ertelemeye başlamadan önce WHEN kısmını yapın. Gruba sor: "Projelerimizi zamanında bitirmemiz için bu işlemler ne zaman gerçekleşecek?" Her bir eylem için son tarih, ekibin veya projenin işlerini yapması için eylemin tamamlanması gereken gerçek bir takvim tarihi olmalıdır. Bu, hiçbir zaman boş bırakılmamalı veya ASAP olarak yazılmamalıdır, çünkü tarih, eylemin zamanında yapılmasından sorumludur. Bir tarih atayarak, eylemde bulunan kişi, yeni görevi diğer işleriyle birlikte zamanlayabilecek ve eylemin grubun daha önce gelmeden önce grubun istediği tarihte tamamlanmamasının geçerli bir nedeni olup olmadığını belirleyebilecek. geç.
Toplantıdan sonra 3W eylemleri toplantı kayıtlarına yerleştirin ve toplantıya katılan veya bir eylemde bulunan herkese dağıtın. Bu, tüm eylemleri ve eylemlerin ne zaman yapılmasının yanı sıra kimin sorumlu olduğunu da belgeler.
İpuçları
-
Bir takip toplantısı yapılacaksa, bu toplantı için hatırlatıcı gönderildiğinde, o tarihte gerçekleşecek olan eylemleri ve olağan toplantı ayrıntılarını içerir.
