Bir yönetim kurulu içeren birden fazla kişiye yazarken zor ve hızlı kurallar yoktur; bu, mektubunuzu ele almak için çeşitli seçeneklere sahip olduğunuz anlamına gelir. Genel olarak, tahta o kadar büyük olduğunda bir harf hazırlarsınız, her yönetmene ayrı ayrı hitap etmek hantal hale gelir. Daha küçük tahtalar için, her bir kişi için ayrı bir mektup yazabilir ve diğer alıcılara referans vermek için "karbon kopya" gösterimini kullanabilirsiniz.
Büyük Bir Tahtaya Yazarken
Kurulun beş veya daha fazla kişiden oluştuğu durumlarda - bu numara bir kural değil, rehberliktir - kurula bir grup olarak hitap eden ve yönettiği şirkete gönderilen bir mektubu hazırlamak yaygındır. İşte bir örnek:
Yönetim Kurulu
ABC Mülkiyet Şirketi
123 Şehir Sokağı
San Francisco, CA 94105
Selamınızı “Sevgili Yönetim Kurulu:” veya “Sevgili Yönetim Kurulu Üyeleri:” yazmalı ve ardından virgül değil. Eğer işletme sahibi veya başka bir kurul üyesi iseniz, "Sevgili Kurul" veya "Sevgili Herkese" gayrı resmi selamını kullanmak kabul edilebilir.
Dağıtım Bloğu Kullanma
Birçok kurul nadiren toplandığından, belki de ayda bir kez ya da öylesine, bir grup mektubunun bir kopyasını her bir kurul üyesine evlerinde veya iş adreslerinde postalamak isteyebilirsiniz. Bu, bir sonraki yönetim kurulu toplantısı öncesinde mektubunuzun okunmasını ve harekete geçilmesini sağlar. Bunu başarmak için, her yönetim kurulu üyesinin adını ve adresini listeleyen mektubun sonuna bir dağıtım bloğu yazın. Mektubun birkaç kopyasını yazdırın ve dağıtım listesindeki her kişiye bir kopya gönderin.
Küçük Bir Tahtaya Yazarken
Daha küçük bir yönetim kuruluna hitap ederken - örneğin, üç veya dört yöneticiyle - her alıcıyı ada göre listelemelisiniz. Adres bloğunuz şimdi şuna benzer:
Bayan Robin Birch, Başkan
Sayın Jack Haslam, Yönetmen
Dr. Olivia Blower, Yönetmen
ABC Property Corporation Yönetim Kurulu
123 Şehir Sokağı
San Francisco, CA 94105
Selamlamanız daha sonra müdürlerin isimlerini adres bloğu ile aynı sırada listelemelidir: "Sevgili Bayan Birch, Bay Haslam ve Dr. Blower:" Eğer alıcıları iyi tanıyorsanız ilk isimleri kullanmak sorun değil ve bu her zamanki işleminiz iletişim şekli Görgü kuralları, her bir kişiye ayrı bir mektup göndermenizi ister, bu nedenle her alıcı için mektubun ve zarfın orijinal bir kopyasını yazdırıp imzalayın.
CC Notasyonunu Kullanma
Yönetim Kurulu üyelerinin farklı adreslerde bulunduğu durumlarda, her alıcıya ayrı bir mektup yazmak mantıklıdır. Burada, her alıcıya mektubu başka kimin aldığını bildirmek için "nezaket kopyası" veya "karbon kopya" gösterimini kullanmalısınız. Bunu, "cc:" harflerini ve ardından mektubun altındaki diğer alıcıların adlarını, imzanızın ve basılı adınızın hemen altına ekleyerek yapın. İşte biçimlendirme örneği:
Bayan Robin Birch, Başkan
ABC Property Corporation Yönetim Kurulu
123 Şehir Sokağı
San Francisco, Kaliforniya 94105
Sevgili Bayan Birch:
Mektup
İçtenlikle, Adınız
BİDB: Bay Jack Haslam, Dr.
İkinci mektubunuzu "Bay Jack Haslam" a, "Bayan Robin Birch ve Dr. Olivia Blower" a, vb. Doğru alıcıyı ve nezaket kopya adlarını eklediğinizden emin olmak için tüm kopyalarınızı tekrar okumanız iyi bir fikirdir.
