Çalışan zaman çizelgeleri nedeniyle ücretlerin kaydedilmesi, tahakkuk eden zamanaşımı ve çalışanların devamsızlığı için kritik öneme sahiptir. Birçok işveren, çalışanlarının zamanını ve bordro kayıtlarını bordro işleme yöntemlerinin yedeği olarak saklar. Çalışanların ücretlerini, vergi stopajını ve bordro kesintilerini iki kere kontrol etmeniz gerektiğinde, geçmiş kayıtlar yardımcı olacaktır. Bununla birlikte, federal yasalar, işverenlerin ne zamandır iş kayıtlarının tutulması gerektiğini zorunlu kılar, bu da işverenlerin zaman kayıtlarını tutması gereken süreyi içerir. Federal yasalara göre, işverenler zaman çizelgesini en az iki yıl süreyle saklamalıdır.
İş kayıtları, çalışanın iş atamaları, performansı, disiplini veya düzeltici hareketi ile toplu iş sözleşmesi veya iş sözleşmesi gibi sözleşmeler veya sözleşmeler hakkındaki bilgileri içerir. Ücret bilgisi, aynı zamanda, çalışanın Sosyal Güvenlik numarası, ücret oranı, muaf veya muaf sınıflandırma, tatil veya tahakkuk eden faiz dışı izin süresi ve bazı durumlarda fazla mesai gibi kişisel bilgileri içeren zaman kayıtları ile birlikte bir çalışanın kaydının bir parçasıdır. veya diferansiyel ödeme oranı.
Zaman Çizelgeleri İstihdam Kayıtlarıdır
Bir işverenin kayıt tutma uygulamalarına bağlı olarak, zaman çizelgeleri istihdam kaydının bir parçasıdır veya ayrı olarak bordro kayıtları olarak saklanır. Her iki durumda da, zaman kayıtları ve zaman çizelgeleri bir istihdam kaydı olarak kabul edilir ve bu nedenle, işverenlerin kayıt tutma yükümlülüklerini zorunlu kılan belirli yasalara tabidir.
Adil Çalışma Standartları Yasası
Adil Çalışma Standartları Yasasına tabi olan işverenler, asgari ücret, fazla mesai ücreti, muaf ve muaf olmayan sınıflandırma ve çalışanların maaşlarıyla ilgili her şeye ilişkin kayıt tutma ile ilgili düzenlemeleri izlemelidir. FLSA, çalışanların zaman çizelgelerini korumak için belirli bir format gerektirmez, ancak ajans, işverenlerin muaf olmayan çalışan süresi ve ücreti ile ilgili ayrıntılı bilgileri tutmasını ister.
Kayıt tutma
Maaş bordroları ve sendika sözleşmeleri için rekor tutma üç yıldır. Günler, kesintiler, stopaj ve diğer detaylar gibi belirli bilgileri içeren zaman çizelgeleri ve kayıtlar için şart iki yıldır. İnsan kaynakları için en iyi uygulamalar, çalışanların ödemeleri ve ücretlerinin üç yıl boyunca ödenmesiyle ilgili tüm kayıtların tutulmasını önerir, çünkü işverenlerin iki yıl boyunca tutması gereken kayıtlar ve işverenlerin üç yıl boyunca tutmaları gereken kayıtlar arasında ciddi örtüşme vardır.
Muaf tutulan işçiler için işverenlerin tutması gereken kayıt türleri için ayrı şartlar vardır; ancak, benzer şekilde ve eşit bir zaman dilimi için kayıtları tutmak işverenlerin çıkarlarınadır. Bunu yapmak, muaf olan ve muaf olmayan işçiler arasındaki karşılaştırmalarla ilgili soruların ortaya çıkması durumunda işverenlere yarar sağlar. İşverenler, çalışan kayıtlarını istisnasız çalışanlardan tamamen farklı bir sürece dayanarak muaf tuttuğunda, kayıtların aynı süre boyunca tutarlı bir şekilde muhafaza edilmemesi durumunda, istisna ve muaf olmayan ücretlerle ilgili İK uygulamalarını haklı çıkarmak zordur.
EEOC Kayıt tutma Kuralları
Federal hükümet, işverenlerin neleri tutmaları gerektiğini ve benzer, kurumlar arası kayıt tutma kurallarını belirleyerek ne kadar süre tutabileceklerini kolaylaştırmaktadır. ABD Eşit İstihdam Fırsatı Komisyonu, ayrımcılık yasağı yasalarını yürürlüğe koyar ve icra makamının bir parçası olarak, işverenlerin üç yıl boyunca bordro ve diğer istihdam kayıtlarını tutmasını gerektirir. Aslında, EEOC, Eşit Ücret Yasası uyarınca bir talebin parçası olabilecek kayıtların en az üç yıl saklanması gerektiğini söylüyor. Resmi bir ayrımcılık suçlamasının parçası olan zaman kayıtları da dahil olmak üzere iş kayıtları, nihai karara kadar saklanmalıdır.
