Çeşitli nedenlerden dolayı, bazı çalışanlar zaman çizelgelerini doldurmayı sevmeyebilir. Bunu sıkıcı ve zaman alıcı olarak görebilirler veya maaşlı veya muaf işçiler durumunda, gereksiz olarak görebilirler. Federal iş hukuku, muaf olmayan çalışanların zamanını takip etmenizi gerektirir; bu, çoğu saatlik çalışan için geçerlidir. Doğru kayıtları tutmanız koşuluyla, istediğiniz zaman işleyiş sistemini kullanabilirsiniz. Uyumluluk sağlamak ve isteksiz çalışanların zaman çizelgelerini doğru bir şekilde doldurmalarını sağlamak için yapabileceğiniz bazı şeyler vardır.
Bordronuzun büyüklüğüne göre kullanımı kolay bir zaman tutma sistemi kurun. Örneğin, 10'dan az çalışanınız varsa, bir ofis kaynağından standart zaman çizelgeleri satın alabilir ve çalışanların bunları haftalık olarak tamamlamasını sağlayabilirsiniz. Doğruluğunu artırmak için, bunun yerine standart bir zımba saati ve boş zaman çizelgeleri satın alabilirsiniz. Maaş bordronuz önemliyse, çalışanların tokatlamak veya parmak izi veya avuç içi yazdırma yoluyla saatlerini girmelerini gerektiren otomatik bir sistem düşünün.
Zaman işleyiş prosedürlerini çalışanın el kitabına dahil et. Bu, zaman çizelgelerinin ne zaman ve kime gönderileceğini içerir. Zaman çizelgelerini tahrif etmek için sonlandırma gibi belirli zaman çizelgesi kurallarını ihlal etmenin sonuçlarını açıkça belirtin. Tüm çalışanlara el kitabının bir kopyasını verin.
Bir bordro takvimi oluşturun ve tüm çalışanlara dağıtın. Bu, tatil günleri gibi maaş günü değiştiğinde kullanışlıdır. Takvim, ödeme dönemi başlangıç ve bitiş tarihlerini, zaman çizelgesi teslim tarihlerini ve yıl boyunca karşılık gelen ücret tarihlerini gösterir.
Zaman çizelgelerini doldurma konusunda yeni ve mevcut çalışanları eğitmek için yöneticileri ve amirleri atayın. Otomatikleştirilmiş bir sisteminiz varsa, satıcıdan, çalışanlarını eğitmesi gereken yöneticileri ve amirleri eğitmesi için birilerini göndermesini isteyin.
Çalışanların en yakın çeyrek saate yuvarlama ve inmesini talep ederek zaman çizelgesi hesaplamasını basitleştirin. Süreyi bir ila yedi dakika aşağı, zamanı da sekiz ila 14 dakika yukarı yuvarlayın. Örneğin, bir çalışan sabah 8: 11'de çalışmaya gelirse, zaman çizelgesine sabah 8: 15'i koyar. Saat 5: 21'de çalışıyorsa, 5: 15'de yazıyor. Çoğu durumda, otomatik zaman işleyiş sistemleri yuvarlama yapar.
Zaman tutma girişlerini yalnızca önemli olanlarla sınırlandırın. Örneğin, girişleri normal, fazla mesai, tatil, hasta ve kişisel saatler ve alınan molalar ile sınırlayın. Sabit maaşlı işçilerin gerektiğinde yalnızca zaman çizelgelerini doldurmalarını isteyin.
Çalışanlara, onlar için ne olduğunu açıklayın. Örneğin, uygun bir tamamlamanın maaş bordrosu işlemlerini hızlandırdığını, zamanında maaş ödemelerini sağladığını, fatura döngüsünü hızlandırdığını ve nakit akışını arttırdığını söyleyin. Yöneticilerin veya denetçilerin, faydalarını astlarına bildirmelerini sağlayın.
Açık kapı politikasını teşvik edin, böylece çalışanlar zaman çizelgesi sorunları olduğunda üstlerine yaklaşabilirler.
Çalışanların zaman çizelgelerini uygun şekilde doldurmalarını sağlamak için bir ceza sistemi kullanmaktan kaçının. Örneğin, çalışanlar zaman çizelgesini gönderinceye kadar maaş kesmek devlet yasalarına göre yasaklanmış olabilir ve yöneticiler ve çalışanlar arasında bir güvensizlik ortamı yaratabilir.
İpuçları
-
Zaman tutma politikalarını uygulamadan önce, geçerli kurallar için devlet işçisine başvurun. Örneğin, devletin yuvarlama, kayıt tutma ve biyometrik zaman saati kullanımı için özel düzenlemeleri olabilir.
