Envanterin takibi kesinlikle bir ürün işletmesinin en keyifli bölümlerinden biri değildir. Zor el ile çalışma (kaldırma, taşıma, sayma), evrak işleri ve bilgisayarın arkasında çok fazla zaman harcanması gerekir. İyi haber şu ki, envanter takip sisteminizi kurduktan sonra işiniz çok daha verimli olacak. Satış ve iadelerdeki eğilimleri takip edebilecek, daha fazla ürün sipariş etmek veya üretmek için en uygun zamanın ne zaman olacağını bileceksiniz ve yıl sonu finansal tablolarınızı ve özetlerinizi daha hızlı bir şekilde bir araya getirebileceksiniz.
Başlangıç envanterini belirlemek için ürünlerinizi sayın. Nihai rakamlara sahip olduğunuzda, envanterinizi önce ürün adına, sonra da renk, beden, tarih veya stil gibi diğer belirli özelliklere göre sınıflandırın. Örneğin, işlemeli Tişörtleri envanter olarak tutarsanız, bunları Tişörtdeki mesajla, ardından renkli, sonra boyutuyla kategorilere ayırmak istersiniz. Bu, ihtiyacınız olan envanteri izlemenizi ve bulmanızı kolaylaştırır.
Stokta 10'dan az ürün türü varsa, envanteri izlemek için Microsoft Excel'de bir elektronik tablo oluşturun. Her ürün için yeni bir çalışma sayfası oluşturun ve ilk envanter sayımını listeleyerek başlayın. Bu noktadan itibaren, haftalık olarak kayıt bilgilerinize göre giden her ürünün tüm satışlarını çıkarın. Yeni envanter geldiğinde ekleyin. Ürün iadesi olduğunda stok toplamını ayarlayın. Her girişin yanına tarih eklediğinizden emin olun.
Envanter için 10'dan fazla ürün türünüz varsa, bunun yerine Microsoft Access'te bir envanter veritabanı oluşturmayı düşünün (kullanabileceğiniz bir şablonlara bağlantı için Kaynaklar'a bakın). Microsoft Access veritabanı envanteri şablonları daha çekici, otomatik ve kullanımı kolaydır. Ayrıca satışları, envanter eklemelerini ve iadelerini izlemek için uygun envanter raporları yazdırmanıza olanak sağlar.
Pek çok farklı ürün satan bir mağaza perakendeciyseniz, bir barkod tarayıcı ve mağazanızdaki kayıt (lar) ile entegre olmak için profesyonel envanter yönetimi yazılımı satın alın. Bu pahalı olacak, ancak masrafı çok fazla olacak ve bu veritabanını izlemek için bu kadar çok öğeyle manuel olarak güncellemek zaman alıcı olacak (envanter izleme yazılımı önerisi için Kaynaklar'a bakınız). Yalnızca faturalarla çalışan bir toptancı, distribütör veya üreticiyseniz (müşterilere doğrudan satış yapılmaz), fatura belgelerinizi kullanarak envanterinizi de takip edebilirsiniz.
Bir mağaza satıcısıysanız, kağıttaki envanterin depodaki envanterle eşleştiğinden emin olmak için yılda en az bir kez manuel envanter kontrolü yapın. Büzülme (hırsızlık) nedeniyle, düzenli stok kontrolü yapılmazsa sayılar büyük ölçüde farklı olabilir. Bilgisayar sisteminizdeki sayıları büzülmeyi yansıtacak şekilde değiştirin.
İpuçları
-
Çok büyük bir mağazanız varsa, gelip bir manuel envanter kontrolü yapmak için bir üçüncü taraf şirketi kiralayabilirsiniz. Genellikle mağaza kapandıktan sonra ve geceye işlerini yaparlar. Herhangi bir iş için küçülme kesinlikle sorun olsa da, kaybedeceğiniz miktar, size gelecekteki vergi avantajı sağlayacak şekilde düşebilir. Bu, perakende bir işletmeyi yönetirken düzenli bir manuel envanter kontrolü yapmanın çok önemli olmasının bir nedenidir.
