Kuruluşunuz için yıllık bir rapor hazırlamanız gerekiyor mu? Nasıl devam edeceğinden emin değil misin? Neyse ki, yıllık rapor oluşturma sürecini küçük, takip etmesi kolay adımlara bölebilirsiniz. Hepsinden iyisi, yıllık raporun yönetimi sizi organizasyonunuzun kilit karar vericileri ile temasa geçirir. Kariyerinizi geliştiren ve organizasyona verdiğiniz değeri kanıtlayan önemli, yüksek profilli bir rol oynayabilirsiniz. Yıllık rapor oluşturma konusunda yardım için bu yönergeleri izleyin.
Rakamlarla başla. Neredeyse tüm yıllık raporlar, kar amacı gütmeyen kuruluşlarda bile finansal veriler etrafında toplanmaktadır. Geçtiğimiz yılın mali performansını incelemek ve bu yılın raporuna hangi bilgileri dahil edeceğini belirlemek için kuruluşunuzun finans danışmanları ve / veya muhasebecileriyle görüşün. Kuruluşunuzun mali durumu, yıllık rapor için seçtiğiniz tema ve görünüm seçiminde size yardımcı olacaktır.
Finansal raporun tam içeriğinin organizasyon büyüklüğüne, iş modeline ve kar amacı gütmeyen / kar amacı gütmeyen durumuna göre değişeceğini unutmayın. Aşağıdaki unsurlardan hangisinin dahil edileceğini onaylamak için finans ve hukuk danışmanlarıyla görüşün: Gelir Tablosu --- örgütün finansal istikrarının temel beyanı. Para kaynaklarını, giderlerini ve yıl içindeki net gelir veya zararı detaylandırır. Bilanço --- kuruluşun finansal durumuna ilişkin genel bir bakış sunar. Kuruluşun hem varlıklarını hem de yükümlülüklerini (borçlu tutarlar) listeler. Kar amacı gütmeyen kuruluşlarda, bilanço özkaynak tablosunu içerecektir. Bu, esasen, varlıklardan borçları çıkararak, hissedarların değerine bir sayı koyar. Nakit Akışı Tablosu --- nakitin kuruluş içinde nasıl hareket ettiğini ve ne kadar nakit para olduğunu bildirir. Riskler --- bir işletmenin özeti kuruluşun karşı karşıya kaldığı veya gelecekte karşılaşması gerekebilecek risklerin bir özetidir. Notlar --- kuruluşun muhasebe uygulamalarının açıklamalarını içerir, genel muhasebe uygulamasına yönelik istisnaları açıklar ve finansal bilgilerin nasıl toplandığını açıklar. Halka açık şirketler, iç muhasebe kontrollerinin Sarbanes-Oxley Yasası gerekliliklerini yerine getirdiğini doğrulayan kıdemli liderlerden bir rapor içermelidir.
Bütçe planı. Varsa, önceki yılın raporundaki maliyetleri başlangıç noktası olarak kullanın. Ardından, mevcut ihtiyaçlarınızı göz önünde bulundurun. Profesyonel fotoğrafçılığa ihtiyacınız olacak mı? Yardım yazma? Raporu yazdırmak, postalamak ve / veya web sitesine göndermek ister misiniz? Hangi teknik yardıma ihtiyacınız olacak? Baskı ve posta ücreti ne kadar olacak?
Yıllık raporun içeriği ve tasarımı için bir ton ve tema seçin. Kuruluş iyi yaptı mı? Sonra iyimser bir ton ve parlak, renkli bir tasarım planlayın. Organizasyon zorluklarla karşılaştıysa veya fırtına yıpranmışsa, düşük tuşlu bir ton ve siyah beyaz tasarım daha anlamlı olur.
İçeriğinizi planlayın. Yılın faaliyetlerini gözden geçirin. Son bültenleri, basın bültenlerini ve haber kapsamını okuyun. Kilit başarılar ve kilometre taşları nelerdi? Yüksek performansçılar ve fark yaratanlar kimlerdi? Yıllık rapor için bir içerik planı taslağı hazırlamak için cevaplarınızı kullanın.
En baştan başla. Yıllık rapora organizasyonel bir liderin (yönetim kurulu başkanı, başkan veya icra müdürü) gelen bir mektubu veya sütunu ile başlayın. Yürütücünün mesajı, yılın etkinlikleri ve başarıları hakkında genel bilgi sağlamalıdır. Ayrıca finansal performansı genel bir okuyucunun anlayabileceği şekilde özetlemelidir.
Kredi ver. Kâr amacı gütmeyen kuruluşlarda liderlik ve kilit personelin veya kar amacı gütmeyen kuruluşlarda bulunan bağışçı ve gönüllülerin tanınması.
Planınızı liderlikle gözden geçirin. Bütçede, tonda ve görünümde katılım sağladığınızdan emin olun. Özellikle, finansal bilgilerin sunumunun yürütme onayına uygun olmasına dikkat edin. Unutmayın ki liderlik muhtemelen yayınlanmadan ve dağıtılmadan önce nihai içerik ve tasarıma imza atmak isteyecektir.
Raporu hazırla. Kuruluşunuzda yazar, fotoğrafçı ve tasarımcı yoksa, işi kendiniz yapmanız veya gönüllü bulmanız gerekebilir. Pazarlama iletişimi firmaları ve profesyonel serbest çalışanlar da yardım kaynaklarıdır. Raporu yazdırmayı ve postayla göndermeyi planlıyorsanız, birkaç yazıcı ve posta evinden fiyat teklifi alın. Bunlar, yıllık raporun tasarımında da yardımcı olabilir.
