Dünyayı değiştirmek isteyen yeni bir kar amacı gütmeyen kuruluş veya okul grubu üniformaları için para toplamaya çalışan küçük bir grup olsanız da, nakit bağış kabul etmek ve işlemek zor olabilir. İyi niyetli fon toplayıcılarının IRS ile ciddi sıcak suya girmek için fazla bir şey yapmaları gerekmediğinden, sıkı finansal uygulamalar kurarak zamandan ve emekten tasarruf etmek için bu kılavuzdaki ipuçlarını kullanın. Nakit bağışların nasıl işleneceğini, bir çek hesabı açın ve İnternet'in nakit hediyelerle baş etmesini sağlayın; böylece grubunuz, grubun çabalarının nasıl yapıldığını sürekli olarak açıklamak yerine, başkalarına yardım etme işini yürütebilir.
Kuruluşunuzun veya nedeninizin adına bir banka hesabı açın. Bu genellikle dokümantasyon gerektirir, bu nedenle kuruluşunuzun misyon ve ilkelerinin kanıtı olarak kullanılabilecek olan tüzük, yönetmelikler, ana sözleşmeler ve diğer evrak türlerini bir araya getirin.
Banka hesabınızla tüm nakit işlemleriniz için iki imza atayınız. Bu "çift imza gerekli" uygulamanın maliyeti daha fazla olmamakla birlikte, bağış yapan kurumlara ve üyelere güvence vermek için çok uzun bir yol var.
Standart bir "nakit bağış formu" taslağı hazırlayın ve her hediye verenin bir katkı yaptığı her seferinde bir doldurmasını isteyin. Bu form, bağışçının adını, adresini ve diğer iletişim bilgilerini, nakit tutarı için bir yeri, tarihi içermeli ve ayrıca bağışın --- tamamının ya da kısmen --- izin verildiği herhangi bir şartı da içermelidir. vergi indirimi. Bağışı kabul eden kişinin imzası için bir satır ekleyin.
Her nakit hediyeyi kuruluşunuzun misyonuna uygun olduğundan emin olmak için kazanın. Ekli "dizeleri" olmadığından ve grubunuzun kabul etmeden önce katkısı dahilinde çıkar çatışması veya özel teklif bulunmadığından emin olun.
Katkı kutusu bağışlarını işlemek için standart bir yöntem üzerinde anlaşın. Her bağış kutusu işlemine tanık olması için grubun en az iki üyesini gerektiren çift elli bir sayma sistemi kullanın. Bu kutuların fiziksel kontrolü titizlikle izlenmelidir. Bağış kutusu fonlarının sayıldığı, aktardığı, yatırıldığı veya başka bir yere taşındığı zamanların, tarihlerin ve kişilerin detaylı bir kaydını tutun.
Nakit çekler için yasal kontroller ve bakiyeler oluşturmak üzere raporlama limitleri belirleyin. Bazı gruplar, grup adına belirli özel çıkarların izlenebilmesi için belirli bir miktar kabul edilmeden önce (örneğin, 1000 $) bir fikir birliği gerektirir.
Nakit hediyeler işlemek için Pay Pal gibi bir üçüncü taraf hizmeti kullanmayı düşünün. Herhangi bir web sitesi gerekmez (birçok kulüp bir web sitesi bağlantısı üzerinden Pay Pal ile bağlantı kurmanın kolay olduğunu düşünse de) ve destekçileri bankalarından veya kredi kartlarından güvenli bağışlar yapabilir. Kağıt izi kapsamlı ve kullanımı kolaydır. Pay Pal ayrıca sık vericiler için aylık otomatik abonelikler ayarlayabilir.
Tüm nakit makbuzları takip etmek için Excel (veya başka bir veritabanı yazılımı programı) elektronik tablosu oluşturun. Gelecekteki pazarlama çabaları için grubun parasının nereden geldiğine dair sekmeleri tutmak için kasa bağışlarını, çekleri, kredi kartı işlemlerini, Pay Pal gelirlerini ve yardımcı gelir gelirlerini dağıtın.
Üyeliğinizin finansmana uygun bir ekip üyesi içermemesi durumunda, bir bankacı veya muhasebeci ile çalışın. Nakit para bağışlandıktan hemen sonra hediye verenlere her zaman bir teşekkür mektubu gönderin. Bu ekstra dokunuş, zamanında gönderildiğinde, bağışçıya katkılarını hatırlatıyor, grubun minnettarlığı hakkında hacimler konuşuyor ve gelecekteki kampanya temyizlerine zemin hazırlıyor.
