Bir raporun iletim sayfası notu, özgeçmiş kapak mektubu gibi çalışır. Okuyucunun kişisel atışı olduğunu düşün. Raporu şahsen kendisine verirseniz, alıcıya ne söyleyeceğinizi yazın, ancak önce düşüncelerinizi toplayın.
Yazmadan önce, ne söylemek istediğinizi tam olarak belirlemek önemlidir. İzleyicilerinizi tanımlayın ve onların özel ihtiyaç ve isteklerini değerlendirin. Bir aktarım notu hazırlarken ve raporunuzun veya teklifinizin geri kalanını bu noktaları göz önünde bulundurun.
Basit not biçimlendirme kullanarak iletici faturasını adresleyin. Kuruluşunuzda bir not şablonu varsa kullanın. Bu kurulumu başlangıç noktası olarak kullanmazsanız:
MUHTIRA
Kime: Alıcının adı ve unvanı Kimden: Adınız ve unvanınız Tarih: Raporunuzu girdiğiniz tarih Konu: Rapor adı
Bir açılış ifadesi yazın. Örneğin, “İstediğiniz rapor……”. Uzun olması gerekmez. Birkaç basit cümle işi halleder. Bu paragraf ve notunuzun geri kalanı için iş blok biçimini kullanın. Her paragrafın arasına sert bir geri dönüş veya boşluk bırakın, ancak yeni bir bölüme başlamadan önce sekme veya girintiler koyma
Giriş paragrafı yazın. Raporun kapsamını, neleri kapsayacağını ve bilgilerinizi nasıl topladığınızı açıklayın.
Notun gövdesini yazın. Raporun okuyucu için ne kadar faydalı olacağını açıklayın. Ana sonuçlarınızı sunun ve izleyicileriniz için ilgi çekici bulguları veya özel ilgi alanlarını vurgulayın. Raporu okuyucunuz için daha kullanışlı veya erişilebilir hale getirecek herhangi bir bilgi bu bölüme dahil edilebilir. Daha fazla araştırma için önerilerde bulunmak bile isteyebilirsiniz.
Bir kapanış paragrafı oluşturun. Okuyucunuz için kısa bir not yazın ve iş arkadaşlarınızdan aldığınız her türlü büyük yardımı onaylayın. Ayrıca, noktaları açıklığa kavuşturmayı veya gerekirse daha fazla çalışmayı teklif edin.
Yazım ve dilbilgisi hataları için belgeyi kontrol edin.
Güvendiğiniz bir meslektaşınıza çalışmanızı kanıtlayın. Taze gözleri konuşma ve yazım kargaşasını karıştırır.
Gerekli değişiklikleri yapın ve denetleyicinizin önerilerini ekleyin.
Tamamlanan aktarım notunuzu raporunuzun geri kalan kısmına ekleyin. İçindekiler tablosundan hemen önce ve raporun başlık sayfasından sonra yerleştirin.
İpuçları
-
Raporunuzun diğer bölümlerine geri döndükleri için raporunuzun aktarıcı ve diğer hazırlayıcı kısımlarının notunu en son yazın.
Uyarı
İletim notları yalnızca dahili belgeler için kullanılır. Raporunuz, potansiyel bir müşteri gibi dışarıdaki bir kitleye yönelikse, bunun yerine bir iletim mektubu yazın. Bilgiler aynı olacak ancak belgenizi ele almak için iş mektubu oluşturma işlemini kullanacak.
