Kapak mektupları olarak da adlandırılan gönderim mektupları, fakslanan belgelerin içeriğini veya bir e-postaya ekli dosyaları tanımlamak için faks ve e-postalara eşlik eder. İletim mektupları, belgelerin paylaşılan bir faksa veya e-posta adresine gönderildiklerinde doğru kişiye verilmesini de sağlar. Bu harfler genellikle kısadır ve sadece gerekli bilgileri iletir. İletim mektupları bir iş yazışmaları biçimi olduğundan, doğru yazabilmek için bazı standartlara uymalısınız.
Adınızı veya şirketin adını, adresini, telefon numarasını ve diğer iletişim bilgilerini belgenin üst kısmına yazın ve sayfanın sağ tarafına yerleştirin. Alternatif olarak, mektubu şirket antetli kağıdına da yazabilirsiniz.
Bir satır atla ve sayfanın sağ tarafında bilgilerinin altındaki tarihi listele.
Alıcının adını, adresini ve varsa hesap numarasını veya diğer tanımlayıcı bilgileri, sayfanın sol tarafına, tarihten iki satır aşağı yazın.
Mektubu özellikle alacak olan kişiye hitap edin. Bireyin adını bilmiyorsanız, "Sayın Bay veya Bayan" yazmak yeterli olacaktır.
Mektubu ilk cümlede yazmanızın nedenini listeleyin. Bir ürün veya hizmet hakkında bir özgeçmiş, iş teklifi, rapor veya bilgi gönderiyorsanız belirtin.
İkinci paragrafta gönderdiğiniz belge hakkında arka plan bilgisi verin. Bu, okuyucunun belgedeki bilgiler üzerinde hareket etmesi gereken tarihleri veya belgede birden fazla sayfa varsa, dahil edilen sayfaların kısa bir açıklamasını içerebilir. Ayrıca, belgeyle ilgili olarak kendinizle yaptığınız konuşmaları veya yazışmaları da hatırlatabilirsiniz.
Okuyucunun son paragraftaki zamanından dolayı teşekkür eder ve sorusu olursa sizinle iletişim kurmasını isteyin.
Adınızı, unvanınızı ve e-posta adresiniz veya telefon numaranız gibi iletişim bilgilerini sayfanın altına yazın. İmzanızı adınızın üstünde yazın.
