Bir ofis ortamında daima profesyonel bir tavır sergilemek önemlidir. Zamanında esastır ve zamanında gelmek için her türlü çaba gösterilmelidir. Önemli bir arama beklemiyorsanız, ofisi bozmamak için cep telefonları kapatılmalı veya titreştirilmelidir. Yapılan iş türüne uygun kıyafet giyin. Örneğin, profesyonel bir ofis ortamında kot giymek uygunsuz olarak kabul edilir, ancak bir inşaat ofisinde kot kıyafetler kabul edilebilir.
Müşteri servisi
Büro işlemlerinde en önemli faktörlerden biri, müşterileri telefonla ziyaret ederken ya da ofisi ziyaret ederken nasıl tedavi edileceğidir.
Müşterilerle şahsen ilgilenirken kişiyi bir gülümsemeyle selamlamak ve ihtiyaçlarına özen göstermek iyi bir fikirdir. Bir müşteri şikayeti ile dikkatle dinler, ancak savunma, karşılaşma veya üzülme olmazsa, yalnızca durumu tırmandırmaya hizmet eder. Bir müşteri şikayet ettiğinde, yüz ifadesinde veya beden dilinde olsa bile gerçek bir endişe gösterin. Müşteri bağırıyorsa, bağırmaya izin ver - durdurmayı ya da konuşmayı denemeyin. Şikayetlerini dile getirdikten sonra, onlara yardım etmek için ne yapmayı planladığınızı veya kime başvuracağınızı ve o kişinin sorunu çözmede nasıl yardımcı olabileceğini söyleyerek sakince yanıt verin.
Telefon etiketi
Hattın diğer ucundaki kişi sizi göremediğinden, telefonlara iyimser cevap verilmelidir. Diğer taraftaki kişi, sesinizdeki “gülümsemeyi” duyabilmelidir. Gelen çağrıları her zaman şirketin adını duyurmaya özen göstererek şirket adına yanıtlayın. Bazen aramaları alıcıya iletmeden önce taramak gerekebilir. Kişinin adını doğru almak için her girişimi yapın. Kesinti halinde arayanın ismini yazmak için bir not defteri el altında bulundurun ya da alıcı cevap vermezse ve arama geri alınmazsa. Bu, arayan kişiye doğrudan hitap etmeyi mümkün kılacaktır.
Diğer Çalışanlarla Etkileşim
Kişisel meseleleri diğer çalışanlarla tartışmak veya ofis dedikodularına katılmak asla iyi bir fikir değildir. Siyaset ve din, ofis konuşmasının konusu olarak kaçınılmalıdır.
Diğer çalışanlara hitap ederken daima saygılı olun. İyi bir kural, ele aldığınız kişi bir alt isim ise, ilk adlarıyla onlara hitap etmekte sorun yoktur, ancak bir amir veya yönetici, ilkleri tarafından ele alınmalarını istemedikçe, Bay veya Bayan olarak ele alınmalıdır. ad.
organizasyon
Çalışma alanı daima temiz, düzenli ve düzenli olmalıdır. Herhangi bir sebepten dolayı hasta veya ofisten uzaktaysanız, birisinin masanızdan bilgi alması gerekebilir ve aradıklarınızı bulmak için çalışma alanınızdaki her şeyden "sızlanmak" zorunda kalmamalısınız. Kişisel eşyaları masanızda ya da masanızda tutmamanız da önemlidir, çünkü birileri umumi olmak istemediğiniz bir şeyin üzerine yanlışlıkla rastlarsa.
Detaylara dikkat
İşin tamamlanması için birkaç adım gerekiyorsa, bir kontrol listesi hazırlamak ve her bir öğeyi tamamlandığı gibi kontrol etmek iyi bir fikirdir. Hangi görevlerin verildiğinin önemi yok, iyi bir iş yapmak için detaylara dikkat etmek çok önemlidir.
Belge oluşturma işin bir parçasıysa, her belgede bir yazım ve dilbilgisi denetimi yaptığınızdan emin olun. İş ne olursa olsun, işe başlamadan önce işi tekrar kontrol etmek iyi bir fikirdir.
