Bilgisayarlı finansal sistemler çağından önce tüm muhasebe işlemleri elle, kalem ve kurşun kullanılarak yapıldı. Bazı küçük işletmeler hala manuel muhasebe sistemi olarak da bilinen bu eski yöntemi kullanmaktadır. Hem manuel hem de bilgisayarlı sistemlerin arkasındaki kavramlar aynı, sadece mekanikler değişti.
Yararları
Manuel muhasebe yöntemi bilgisayarlı bir sistemden çok daha ucuzdur. Bazı insanlar bilgisayarlarla çalışma konusunda rahat değildir ve kağıt ve kalem sistemiyle daha iyi performans gösterir. Manuel sistem, elektrik kapalı olsa bile çalışır - çoğu bilgisayar kurulumunun aksine. Manuel sistemin diğer bir yararı, bazen muhasebe yazılımlarında olduğu gibi veri bozulmalarının veya çoğaltmalarının olmamasıdır. Manuel muhasebe basittir ve bilgisayar becerileri gerektirmediğinden, firmalar çalışanları daha az parayla kiralayabilir, bu da küçük işletmeler için büyük bir avantajdır.
Kağıt Pedleri
Bilgisayarlı elektronik tablolar ve yazılımlardan önce, muhasebeciler sütunlarla basılmış kağıtlar kullanıyorlardı. Soldaki ilk sütun genellikle dardır ve tarihler için kullanılırken, sayfadaki en geniş ikinci sütun açıklamalarda kullanılır. Muhasebe defterleri dört ya da daha fazla sütun sunar; Tamponlar genellikle her bir rakam için boşluk bırakılarak açık yeşil veya beyaz renkte basılarak el yazısı nedeniyle karışıklığı en aza indirir. Pedlerdeki çizgiler, satış veya envanter işlemleri gibi ticari işlemleri yansıtır.
Dergiler
Dergiler manuel muhasebe sürecini kolaylaştırmak için kullanılır. Bunlar belirli bir işlem için özel amaçlı pedlerdir. Örneğin, tüm nakit makbuz işlemleriniz için bir dergi olabilir. Bir satış gerçekleştiğinde, işlemi günlüğe tek bir satır öğesi olarak yazarsınız. Bir hafta veya bir ayın sonunda, işlemleri ekler ve genel muhasebe defterine bir günlük girişi yaparsınız - satışlara kredi ve nakit paraya borç.
Hatalar
Manuel bir muhasebe sistemi kullanırken, hataları etkili bir şekilde bulmak ve düzeltmek için bir stratejiniz olması gerekir. Genel olarak, bir deneme bakiyesi derlerken bir hata bulursunuz ve bakiye denemez - borçlar krediye eşit değildir. Bu durumda, dergilerinizdeki ve dergi girişlerinizdeki bakiyelerin doğru olduğundan emin olun. Bir hesap makinesi bandı çalıştırabilir ve dergilerin ve genel muhasebe defterinin her sayfasına ekleyerek toplamların doğru olduğundan emin olabilirsiniz. Deneme bakiyesini makul olup olmadığına bakmalı ve sayıları hata olabilecek farklılıklar arayarak son deneme bakiyenizle karşılaştırmalısınız.
