İç Gelir Servisi, vergi mükelleflerinin bir otomobil veya kamyonu ticari amaçla kullanma ile ilgili masrafları düşmelerini sağlar. İşletmeler için bir araç kullanmanın gerçek maliyetlerini yazmayı seçseniz de, çoğu insan 2014 yılında mil başına 56 sent olan standart kilometre indirimini yapmayı seçmektedir. Ancak işletme millerinizi sadece tahmin edemezsiniz. IRS, indirdiğiniz millerin doğru olduğunu ve gerçek anlamda iş amaçlı olduğunu kanıtlamak için kayıt tutmanızı gerektirir.
IRS Gereksinimleri
Standart kilometre hızını düşürmeyi seçen vergi mükellefleri için IRS düzenlemeleri, “seyahat edilen kilometreler, varış yerleri ve iş amacı” nı gösteren bir günlük gerektirir. Bu günlüğü, yıl sonunda gönderdiğiniz vergi formlarına dahil etmiyorsunuz, ancak tutmanız gerekir. IRS, kilometre kesintinizi sorgularsa ya da hiç denetlendiyse kanıt olarak. Günlük, denetçiyi tatmin etmek için yeterli bilgiyi içermelidir. Örneğin, 12 Ocak'ta kaydederseniz, bir müşteriyle bir toplantıya 9 mil sürdünüz, mesafenin gerçekte 9 mil olduğunu kanıtlamaya hazır olun. Sizin belirttiğiniz amaç, denetçinin bunun meşru bir iş gezisi olduğunu belirlemesi için yeterli ayrıntı içermesi gerekiyor.
İndirilebilecek Mili
IRS ayrıca, iş için düşülebilir bir kilometre olarak gördüğü şeyi tanımlar. Örneğin, eviniz ile iş yeriniz arasındaki milleri düşemezsiniz. Ancak iki farklı işletme yeri arasındaki mesafeyi çıkarabilirsiniz. Ofisiniz evinizde olsa bile, ofisiniz ile aradığınız müşterilerin ofisleri arasındaki mesafeyi düşürebilirsiniz. Bir konferansa veya toplantıya seyahat ediyorsanız veya işinizde size fayda sağlayacak bir seminer alırsanız, bu bir iş indirimi olarak sayılır. Seyahatiniz hem ticari hem de kişisel amaçları birleştiriyorsa, seyahatin yalnızca iş bölümünü düşürebilirsiniz. Örneğin, belgeleri bir müşteriye postalamak için postaneye giderseniz, akşam yemeğini almak için markete uğradığınızda, yalnızca postaneye seyahatle ilişkilendirilen mesafeyi bakkaldan çıkarabilirsiniz.
Elektronik Kayıtlar
Akıllı telefonlar, tabletler ve kişisel bilgisayarlar için uygulamalar, iş kilometresini takip etmeyi otomatikleştiriyor. Bu tür uygulamalar, varış noktanız ve seyahatinizin amacı gibi temel bilgileri doldurmanıza izin verir ve kilometreyi hesaplar. Bu programların çoğu, verileri bir elektronik tabloya aktarmanıza izin verir. Tüm kilometrelerinizi takip etmek için ayrıca küresel konumlandırma yazılımını aracınıza kurabilirsiniz. Ancak, izleme yazılımı hakkındaki 2006 tarihli bir New York Times makalesinde belirtildiği gibi, yazılım aksaklıklara ve donanım çökmelerine karşı duyarlı olabilir, bu nedenle verilerinizin düzenli olarak yedeklenmesi çok önemlidir.
Yazılı kayıtlar
Kilometreyi takip etmenin en basit yollarından biri, arabanızda yazılı bir günlük tutmaktır - bir dizüstü bilgisayarda veya bilgisayarınızdan yazdırdığınız veya bir ofis satış mağazasında satın aldığınız bir kilometre günlük formunda. Aracınızı her iş için kullandığınızda ve seyahatin iş amacına dikkat çekerken, başlangıç ve bitiş sayacı okumalarınızı kaydetme alışkanlığını geliştirin. Her seyahat için bilgileri doldurun ve yıl sonunda milleri toplayın. Kilometre indirimleriniz için daha fazla yedek olarak, yol tariflerinin veya haritaların çıktısı gibi diğer belgeleri de kullanabilirsiniz.
