Borç hesapları, bir birey veya iş için önemli belgelerdir. İdeal olarak, işletmenizin sahiplerin ve diğer personelin ihtiyaç duyulduğunda varlıklar ve hesaplara ilişkin makbuzları ve kayıtları almalarını sağlayan bir depolama veya dosyalama sistemi uygulaması gerekir. İşletmenizin hesaplarının kalıcı kayıtlarını kalıcı olarak tutması gerekmese de, bunları en az 10 yıl saklamalıdır.
On Yıl Kayıt
İş kayıtlarınızın dosyada ne kadar süreyle saklanması gerektiği, İç Gelir Servisine göre belgenin kaydedileceği aksiyona, masrafa veya olaya bağlıdır. Finansal Web'e göre işlem ve ödemelerle ilgili belgeler en az 10 yıl saklanmalıdır. Bu belgeler arasında bankacılık beyannameleri, sözleşmeler, ödenecek hesaplar ve alacak kayıtları ve iptal edilmiş çekler bulunmaktadır.
Etkili Kayıt Tutma Kayalıkları
Hesapları kayıt altına almanın temel nedeni, birinin bir satış veya eski bir sözleşme ile ilgili bir sorusu olması. Bu gibi durumlarda, satış veya sözleşmeyle ilgili kalemleri zamanında bulmanız gerekir. Bir müşterinin veya çalışanın işinize dava açması durumunda borçlu kayıtlara erişimin olması da önemlidir.
IRS'in Mutlu Olmasını Sağlayın
IRS, vergi beyannamesi üzerindeki sınırlama dönemi sona erinceye kadar vergi beyannamesi üzerine bir gelir veya indirim tutarını destekleyen kayıtları tutmayı önerir; bu, bir geri ödeme talebinde bulunmak için vergi beyannamenizi değiştirebileceğiniz süredir. Bu, hesapların ödenebilir kayıtlarının olması gerektiği anlamına gelir; böylece varlığın hizmette kaldığı süre boyunca bir varlığın satışı veya elden çıkarılmasıyla ilgili kazancı veya zararı belgeleyebilirsiniz. Daha sonra, QBalance.com'a göre, üç yıl boyunca varlığa ilişkin tüm kayıtları ve makbuzları saklamanız gerekir.
Recordkkeeping'ten Daha Fazlası
Alanı en üst düzeye çıkarmak ve yangın, hırsızlık veya imha kaynaklı olası kayıt kaybını en aza indirmek için, işletmeniz kağıtsız gitmek isteyebilir. Ödenecek hesapları elektronik dosyalama sistemine aktararak işletmeniz idari maliyetleri ve personel süresini kısaltabilir. Programlar çevrimiçi ve yerel olarak büro malzemeleri mağazalarında mevcuttur. Ücretler uygulanır ve programa bağlı olarak büyük farklılıklar gösterir. Otomatik hesaplar ödenebilir sistemler genellikle elektronik faturalandırma, ödeme hizmetleri ve çevrimiçi izleme / raporlama sağlar.
