Küçük bir şirket veya büyük bir şirkete sahip olun, işletme sırasında oluşturulan belgeleri uygun şekilde saklamak ve yönetmek önemlidir. Bunlar dijital dosyalar ve vergi beyannamelerinden sözleşmelere ve proje raporlarına kadar her şeyi içerebilir. Belge ve kayıt yönetiminin geldiği yer burasıdır. Ana hedefleri kayıtlı bilgileri işlemek, genel iş süreçlerini iyileştirmek ve daha hızlı veri alımı sağlamaktır. Birkaç tür kayıt yönetim sistemi vardır ve her birinin kendine özgü özellikleri vardır.
Kayıt Yönetim Sistemi Nedir?
Eksik işletme makbuzları veya faturaları, yanlış doldurulmuş belgeler ve bozuk dosyalar işletme sahipleri arasında yaygın olarak görülen şikayetlerdir. 2005 ve 2018 yılları arasında, ABD'de veri ihlalleri sonucu 22 milyondan fazla kayıt kaydedilmiştir. Ayrıca, çalışanlar zamanlarının yarısını şirket faaliyetleriyle ilgili bilgileri arayarak geçirirler. Yüzde 26'dan fazlası, kurumlarındaki veri yönetiminin biraz karışık olduğunu söylüyor.
Büyük ve küçük şirketlerin kayıtlarını belirli bir süre boyunca tutmaları gerekir. Banka ve kredi kartı beyannameleri, örneğin en az yedi yıl güvenli bir yerde muhafaza edilmelidir. Aynı vergi beyannamesi hazırlama belgeleri için de geçerlidir. Yatırım hesabı beyanları, iptal edilmiş çekler ve maaş çekleri en az bir yıl saklanmalıdır.
Ya bu belgeler kaybolursa veya zarar görürse? Bilgisayarınızın saldırıya uğradığını anlamak için bilgisayarınızı açtığınızı hayal edin. Ofis binanız ateş alırsa, tüm dosyalarınız sonsuza dek kaybolabilir. Elbette, kopyaları her zaman farklı bir konumda tutabilirsiniz, ancak bu daha fazla alan ve daha yüksek maliyetler gerektirir.
RMS sistemi olarak da bilinen bir kayıt yönetim sistemi her şeyi çok daha kolaylaştırabilir. Bu tür bir yazılım, resmi kayıtları saklamanıza, bulmanıza ve işlemlerin, ödemelerin ve diğer ticari işlemlerin kanıtı olarak kullanmanızı sağlar. En yeni belge ve kayıt yönetimi programları, arama araçları, tarama yetenekleri, saklama ve sınıflandırma araçları, uyumluluk izleme işlevleri ve daha fazlası gibi gelişmiş özelliklere sahiptir.
Kayıt yönetimi, dosyalarınızın yalnızca ihtiyaç duyduğunuz her an hazır olmasını sağlamakla kalmaz, aynı zamanda kuruluşunuzdaki iş akışını ve üretkenliği de artırabilir. Çalışanlar hızlı bir şekilde veri alabilecek, bilgileri işleyebilecek, her kayıt dizisinin sahibini belirleyebilecek ve gereksiz verileri elimine edebilecektir.
Bulut Tabanlı Kayıt Yönetimi Yazılımı
Bulut tabanlı bir kayıt yönetim sistemi ile tüm belgelerinizi tek bir yerde toplayabilirsiniz. Bu dijital depolama çözümü, kuruluşunuzdaki dosyalar için depo görevi görerek istediğiniz zaman, istediğiniz yerde erişmenize olanak tanır. Uzak ekipleri olan şirketler ve birden fazla yerde ofisleri olanlar için özellikle yararlıdır.
Bu tür RMS yazılımı, dosyalarınızı güvende tutar ve rutin yedeklemeler için ek programlara olan ihtiyacı ortadan kaldırır. Ayrıca, kullanıcıların diğer ekip üyelerine belirli dosyalar atamasını ve ileri ve geri e-posta göndermek yerine gerçek zamanlı olarak bildirim göndermelerini sağlar. Veriler ana bilgisayarın sunucularında depolandığından, siber saldırılara karşı daha az hassastır.
Kurumsal Kayıt Yönetimi Yazılımı
Büyük kuruluşlar genellikle işletme kayıt yönetimi yazılımını tercih eder. Bu programlar gelişmiş özelliklere sahiptir ve büyük miktarda veriyi depolayabilir, düzenleyebilir ve işleyebilir. Kurumsal bir RMS sistemiyle, fiziksel ve dijital kayıtları yönetmeyi, her bir dosyanın durumunu ve konumunu izlemeyi ve verilerinizi eski sistemlerden en son yazılıma aktarmayı daha kolay bulacaksınız.
En iyi sonuçlar için, güvenli kullanıcı erişim kontrolleri, gerçek zamanlı veri indeksleme ve elden çıkarma yönetimi mekanizmaları olan bir program seçin. Güvenilir bir kurumsal RMS sistemi, kayıtları beklemeye almanıza, tam metin aramaları yürütmenize ve fiziksel ve dijital kayıtları herhangi bir kaynaktan herhangi bir biçimde içe aktarmanıza olanak tanır. Bu özellikler işletme operasyonlarınızı kolaylaştırabilir ve daha iyi karar alma sürecine yol açabilir.
Bu tür kayıt yönetimi yazılımı başka birkaç kategoriye daha ayrılabilir. İçerik yönetim sistemleri, doküman yönetim sistemleri ve dijital görüntüleme sistemleri sadece birkaçıdır. Hangisini seçeceğiniz, şirketinizin ihtiyaçlarına ve bütçesine bağlıdır.
