Nakit, iş dünyasında para ve paradan ibaret değildir. Aynı zamanda çekler, kredi kartı işlemleri ve havale de içerir. Nakit kullanımı için en iyi uygulama tekniklerini kullanarak, aldığınız para miktarı düşük olsa bile hataları azaltmaya ve hesap verebilirliği sağlamaya yardımcı olursunuz. Nakit taşıma kontrolleri oluşturarak ve uygulayarak, giden ödemeleri ve aldığınız parayı yönetmek için etkili bir süreç oluşturabilirsiniz.
Nakit Sorumluluğu
Bir şirketin parasına erişimi olan bireyleri takip edin ve her birinin nakit taşıma sorumluluklarını not edin. Şirketinizin nakit parasının her zaman nerede olduğunu bilmeli ve belirli kişilere yönelik usulsüzlükleri izleyebilmelisiniz. Bunu, her ödemenin bir nakit makbuzunun düzenlenmiş ve kaydedilmiş olmasını sağlayarak, her müşteriye bir makbuz vererek ve tüm transferleri belgeleyerek yaparak yapabilirsiniz. Denetim otoritesi geçersiz veya iade edilmiş işlemleri her zaman onaylamalı ve nakit depozitoları doğrulamalıdır.
Görev Ayrımı
Bir ya da iki, nakitle başa çıkma sorumluluğuna sahipse, daha fazla dolandırıcılık riski vardır. Nakit taşıma görevlerini birkaç kişi arasında ayırarak, tek bir kişi nakit taşıma işlemini kontrol edemez. Farklı kişilerin muhasebe kayıtlarına nakit ödemelerini kaydetmelerini, para almalarını, para yatırmalarını, nakit ödemelerini defter tutma kayıtlarının ödeme faturalarında uzlaştırmasını ve maaş çeklerini yaptırmalarını sağlayın. Nakit taşıma görevlerini ayırdığınızda, her biri nakit taşıma sürecinde diğerlerine karşı sorumludur.
Nakit Mutabakatı
Nakit mutabakatı uygulamalarınız varsa, çalışanların nakit işlemlerini doğru kaydettiğini ve bir çek ve bakiye sistemi bulunduğunu onaylayabilirsiniz. En azından, banka hesap özetlerini nakit makbuz ve aylıklara göre kontrol etmelisiniz. Nakit ödemeleri aldığınız anda kaydetmeye ek olarak, her gün nakit makbuzlarınızı sayıp dengeleyin ve tüm makbuzları mevduat fişleriyle karşılaştırın. Planlanmış bir aylık nakit mutabakatına ek olarak, her ay defter tutma kayıtlarını sürpriz bir şekilde kontrol edin.
Güvenlik
Bir iş ne zaman nakit para kullanırsa, parayı ve çalışanları güvende tutmak önemlidir. Finansal varlıklarınızı korumak için, iş tekliflerini uzatmadan önce potansiyel çalışanlarla ilgili her zaman arka plan kontrolleri yapın. Nakit parayı her zaman güvenli bir yerde saklayın ve nakit para çekme politikanızı çalışanın el kitabında ayrıntılandırın. Nakit paraya erişebilecek kişilerin sayısını mümkün olduğu kadar azıyla sınırlayın ve yalnızca onaylı personele şifreler ve kombinasyonlar verin. Her yıl, ya da nakit işleyen bir çalışan şirketten ayrıldığında, tüm kombinasyonları ve şifreleri değiştirir. Bir çalışan ne zaman nakit para sayarsa, bunu halkın veya müşterilerin göremediği bir yerde yapmalıdır. Bir yerden diğerine para alırken, para yatırmak gibi ya da işinizde büyük bir kampüs varsa, arkadaş sistemini kullanın. İşletmenizdeki nakit miktarını her zaman bir gece boyunca en aza indirin, böylece bir yangın veya hırsızlık durumunda büyük bir zarar görmezsiniz.
